In deze reeks worden verschillende scenario's en het effect van Government Resource Planning (GRP) ter verbetering van het bestuur onderzocht. [Meer gedetailleerd beschreven kader.]
Initiatieven op het gebied van informatie- en communicatietechnologie (ICT), zoals Government Resource Planning (GRP), soms bekend als informatiesystemen voor financieel beheer (FMIS) voor de overheid, worden gezien als een uiting van de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën. Diamond en Khemani suggereren dat "de invoering van een FMIS is bijgevolg een belangrijk ijkpunt geworden voor de agenda voor de begrotingshervorming van het land en wordt vaak beschouwd als een voorwaarde voor een doeltreffend beheer van de begrotingsmiddelen. Hoewel het geen wondermiddel is, kan worden gesteld dat de voordelen van een FMIS diepgaand zijn."
IMPACT: Algemene opvatting dat een bekwaam en efficiënt overheidspersoneelis nodig om de prestaties van de publieke sector mogelijk te maken.
PROBLEEM: Het tempo van de hervormingen van het beheer van de overheidsfinanciën vertraagt vaak omdat de informatiesystemen niet in staat zijn om zich aanpassen aan nieuwe behoeften
ANDERE FACTOREN: Veel initiatieven ter verbetering van de doeltreffendheid van de overheid op het gebied van financieel beheer, overheidsopdrachten, belastingen, decentralisatie en corruptiebestrijding vereisen enige veranderingen in het beheer van het ambtenarenapparaat.
SCENARIO: Er is beperkte overeenstemming over de functies die ervoor zorgen dat bureaucratische instellingen effectiever functioneren.
Volgens Christian Schuster, "Ontwikkelingswerkers maken zich terecht zorgen over de depolitisering van cliëntelistische overheidsdiensten. Dat wil zeggen dat de aanwerving van ambtenaren, behalve in de hoogste echelons van de bureaucratie, gebaseerd moet zijn op verdienste en niet op politieke loyaliteit. In een aantal statistische studies is een verband gelegd tussen gedepolitiseerde bureaucratieën en positieve ontwikkelingsresultaten, waaronder meer economische groei, minder corruptie en minder armoede.." En toch "van de vier deelgebieden van de hervorming van de overheidssector hebben de projecten voor de hervorming van het ambtenarenapparaat en het bestuur het laagste succespercentage, namelijk minder dan 45%" in een recente studie van de Wereldbank. Deze reeks laat zien hoe GRP kan worden gebruikt om het bestuur te verbeteren, onder meer door hervorming van het ambtenarenapparaat mogelijk te maken.
Aanpak van de planning van overheidsmiddelen voor het beheer van overheidsdiensten
Het beheer van het ambtenarenapparaat wordt mogelijk gemaakt door GVK-systemen:
- Prestaties van de overheidomvat logische mapping die de overheidsdoelstellingen (begrotingsinputs, -outputs, -outputs en -resultaten) afstemt op de kapitaal-, exploitatie- en salarisuitgaven wanneer de afstemming en de doelstellingen in de loop van de tijd veranderen
- Wanneer de bijzondere kenmerken van salarisplanning kan worden gemodelleerd, met inbegrip van vakbondsovereenkomsten, salarisschalen, vacaturepercentages, inhoudingen, bonussen, onkosten en verlofopbouw
- Kern Planning ambtenarenapparaat omvat personeelsbeheer die het hele "establishment" van de overheid omvat, profielen van ambtenaren en salarisstructuren om normen te helpen opstellen.
- Met de automatisering van payroll om fouten en corrupte praktijken te verminderen
- En trainingsprogramma's voor capaciteitsopbouw om de capaciteiten van ambtenaren te verbeteren
- Het GRP maakt gebruik van een ICT-platform als basis met inbegrip van een veilige infrastructuur
- Gebruikersgroep controleszijn gedefinieerd in het ICT-platform
- Meer geavanceerdBeheer van het ambtenarenapparaat functies kunnen in de loop van de tijd worden uitgevoerd, zoals werving het aantrekken van kandidaten met de gewenste opleiding, vaardigheden en ervaring
- In voorkomend geval, talentmanagement er kunnen methoden worden ingevoerd voor aanvullende opleiding, begeleiding en bevordering
- Met de invoering van op verdiensten gebaseerde betalen voor prestaties aanvullende stimulansen te bieden voor het verbeteren van de prestaties van het ambtenarenapparaat
Governance-instrumentarium
Het scenario voor het beheer van de overheidsdiensten vereist dat de systemen van het GRP de geleidelijke activering van goede praktijken bij de hervorming van de overheidsdiensten kunnen ondersteunen:
- Ondersteuning voor het modelleren van complexe salarisstructuren voor planning met herprognoses van de salarisuitgaven op basis van de werkelijke loonlijst
- Ondersteuning voor meerdere betalingsmethoden voor overheidsdiensten, waaronder het afdrukken van beveiligde cheques, vouchers, betaalmeesters, elektronische overboeking en ondersteuning van debetkaarten op basis van de situatie van de financiële diensten in het land
- Concentratie van niet-financiële functies van het ambtenarenbeheer op capaciteitsopbouw en talentbeheer
In elk stadium van de levenscyclus van de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën zijn er instrumenten voor GRP-governance:
- Controles
- Scheiding van taken zorgt voor een goede discipline bij het personeelsbeheer en vermindert de kans op vriendjespolitiek
- Goedkeuringen voor alle fasen van de levenscyclus van de ambtenaar, zoals aanwerving, bevordering, bonussen en ontslag
- Integratiezorgt ervoor dat controles en functies in meerdere modules consistent functioneren, met name in combinatie met financiële, budgettaire en betalingssystemen.
Sommige governance-instrumenten vergroten specifieke delen van de levenscyclus van progressieve activering:
- Logische mappingomvat analytisch instrumenten die ondersteunen programmabeheer, output en resultaten, en essentiële prestatie-indicatoren (KPI's) de prestaties van ambtenaren beter afstemmen op de doelstellingen van de regering
- Salaris pannen omvat analytisch instrumenten gebruikt voor algemene begrotingsplanning dat gebruikt historische informatie en het gebruik van complex salaris structuren gebruikt in overheidsorganisaties
- Personeelsbeheer die gebruik maakt vananalytisch instrumenten om de salarisschalen aan te passen en te rationaliseren door middel van benchmarking over overheidsorganisaties heen
- Payroll controleert via betalingsbeheer afgestemd op het personeelsbeheer dat spookwerknemers kan elimineren, de aanwezigheid kan verbeteren en de corruptiemogelijkheden kan verminderen die inherent zijn aan loonbetaling in contanten
- Capaciteitsopbouw via controleert om ervoor te zorgen dat training wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat ambtenaren over de juiste kennis beschikken en dat cursussen alleen worden aangeboden aan degenen die daarvoor in aanmerking komen
- Beveiligde infrastructuuris aangevuld met controle instrumenten zoals gegevensintegriteit die manipulatie in onderliggende databases voorkomt, encryptie die mensen de toegang tot bepaalde soorten gegevens belet, en algemene IT-beveiliging zoals virtuele particuliere netwerken om ICT-manipulatie te beperken
- Gebruikersgroep controles wordt verhoogd met gebruikersbeheer zoals wachtwoord controleert
- Aanwerving functies om waar nodig ambtenaren met de nodige vaardigheden, opleiding en ervaring aan te trekken, waaronder front-office transparantiefuncties met e-werving
en workflow controleert om aanwerving minder subjectief te maken - Beheer van talent functies, waaronder workflow controleert en analytics besluitvorming instrumenten om ambtenaren die bijdragen tot betere prestaties door middel van bevorderingen en opleiding vooruit te helpen als onderdeel van een proces van professionalisering van de overheidsdienst
- Betalen voor prestaties met behulp van workflow controleert en analytics besluitvorming instrumenten om meer prestatieprikkels te geven
Bestuurlijke factoren
Instellingen en institutionele kenmerken zoals capaciteit en politieke wil zijn noodzakelijk om de bestuurscapaciteiten van GRP effectief te benutten.
Institutionele bestuursfaciliteiten die van cruciaal belang zijn voor geleidelijke activering zijn onder meer:
- Openbare dienst capaciteiten en stimulansen moeten worden aangepast om de professionalisering te ondersteunen
- Politieke wil door belanghebbenden zoals de uitvoerende macht en hoge ambtenaren om veranderingen te bepleiten
- Onafhankelijkheid van de ambtelijke organisatie om veranderingen na te streven
- Normengebruikt in het personeelsbeheer is nodig om de juiste salarisschalen, stimuleringsschalen en de vereiste ambtenarenkwalificaties voor functies te ontwikkelen.
- Nalevingprocessen die ervoor zorgen dat wordt omgegaan met spookwerknemers en personeelswijzigingen zoals bevordering
Er zijn nog andere institutionele kenmerken die tijdens de levenscyclus van belang zijn:
- Capaciteit van ambtenaren moet mettertijd verbeteren om meer geavanceerde functies, zoals aanwerving en talentbeheer, te kunnen uitvoeren.
- Informele processendie betutteling aanmoedigen moeten worden onderzocht en veranderd.
Gesteld kan worden dat passende institutionele regelingen voor de opeenvolging van de hervorming van het ambtenarenapparaat een beperkt effect zullen hebben zonder een doeltreffend onderliggend technologisch systeem:
- Informele processen zullen de menselijke hulpbronnen domineren zonder dat er geautomatiseerde controles worden opgelegd.
- Spookwerknemers zullen moeilijk te identificeren zijn zonder elektronische identiteiten, het traceren van adressen en elektronische geldovermakingen.
- Capaciteitslacunes binnen de openbare dienst zijn moeilijk aan het licht te brengen zonder voldoende gegevens
- Veel ambtenaren zouden onder- of overbetaald kunnen worden
- Begrotingsramingen zullen onnauwkeurig zijn zonder een geautomatiseerd model op basis van de overheidsinstelling
Bestuursborden
Er zijn tal van signalen die worden gebruikt om de doeltreffendheid van het beheer van de overheidsfinanciën in dit scenario te meten:
- Overheidsuitgaven en financiële verantwoording(PEFA)-beoordelingen worden algemeen aanvaard als een indicatie van de stand van zaken op het gebied van het beheer van de overheidsfinanciën in een land. PEFA biedt een gedetailleerde analyse van de volledigheid, de efficiëntie en de kwaliteit van de PFM-processen, waarbij sommige elementen de loonlijst weerspiegelen.
Governanceverbanden
In dit anti-corruptie scenario:
- GRP-systemen ondersteunen geautomatiseerde governance-instrumenten die fiscale procedures afdwingen
- Governance-instrumenten binnen het GRP helpen de efficiëntie en de prestaties te verbeteren
- Kenmerken van het GRP optimaliseren de overheidscapaciteit en de methodologieën zorgen voor capaciteitsopbouw als onderdeel van de professionalisering van de overheidsdienst
- Governance-instrumenten worden geleidelijk geactiveerd om achtereenvolgens meer geavanceerde functies met verbeterde capaciteit mogelijk te maken
- Verbeterde efficiëntie en capaciteit van de openbare dienst kunnen de World Governance Indicator, doeltreffendheid van de overheid
- Professionalisering van de openbare dienst met passende beloning en stimulansen kan ook de corruptie, de perceptie van corruptie en de World Governance Indicator, corruptiebestrijding
PEFA-impact
Geleidelijke actie met behulp van GRP met instrumenten en hulpmiddelen zal helpen om de ratings te verbeteren voor:
- PEFA C(i) Volledigheid en transparantie
- PI-11 De ordelijkheid van het jaarlijkse begrotingsproces zal worden verbeterd door middel van salarisplanning en begrotingsmodellen die nauwkeuriger ramingen zullen opleveren, met name bij de overheid, waar salarissen vaak de grootste uitgavencategorie zijn en de overheid de grootste werkgever is.
- Het meerjarenperspectief van PI-12 zal worden versterkt door de salarismodellen
- PEFA C(ii) Voorspelbaarheid en controle bij de uitvoering van de begroting
- PI-18 de doeltreffendheid van de looncontroles zal worden verbeterd door middel van loon- en betalingssystemen en de workflow van de personele middelen
- PEFA C(iii) Boekhouding, registratie, rapportage
- PI-22 verbeterde tijdigheid van afstemming van rekeningen via integratie en automatisering, waaronder integratie in alle GRP-modules, waaronder salarisadministratie
- PI-24 verbeterde kwaliteit en tijdigheid van jaarverslagen door integratie van salaris- en financiële systemen
- PI-25 verbeterde kwaliteit en tijdigheid van jaarverslagen door integratie van salaris- en financiële systemen
Bestuursindicatoren en -resultaten
De verbetering van meta-governance-indicatoren zoals Government Effectives en Control of Corruption verbetert het vertrouwen en de investeringen in landen. Verbeterde effectiviteit verbetert beleid, wetten en regulering van die wetten. Deze indicatoren worden gebruikt door kredietinstellingen en particuliere bedrijven. Directe buitenlandse investeringen kunnen toenemen.
Casestudies: Canada en Oeganda
Geoffrey Shepherd heeft erop gewezen dat het verdienstenmodel bevordert de bekwaamheid en beschermt het ambtenarenapparaat tegen politieke inmenging, maar het faalt grotendeels in ontwikkelingslanden. De hervorming van de overheidsdiensten wordt mogelijk gemaakt door de systemen van het GRP, maar vereist een aanzienlijk en duurzaam veranderingsmanagement om de doelstellingen te bereiken.
Canada en Oeganda zijn twee landen met overheidsdiensten van vergelijkbare omvang en een Brits erfgoed. Deze landen bevinden zich op verschillende niveaus in de professionalisering van de openbare sector en staan voor verschillende uitdagingen.
Canada
In de Canadese federale regering zijn de informatiesystemen voor personeelsbeheer en financieel beheer voornamelijk gedecentraliseerd naar departementen, agentschappen en commissies. De betalingen worden centraal verricht, maar de planning is sterk gedecentraliseerd. Canadese federale overheidsorganisaties worden geconfronteerd met commerciële personeels- en salarissystemen die geen begrotingsconcept hebben. Deze systemen zijn niet in staat tekorten op de salarisbegroting te voorspellen en kunnen betalingen goedkeuren die de begrotingsstemming overschrijden.
Het gedecentraliseerde karakter van de salarisadministratie in de regering van Canada kan leiden tot betalingen aan ambtenaren die van afdeling zijn veranderd of gedetacheerd zijn.
Het meest gebruikte instrument om deze problemen in de regering van Canada aan te pakken is FreeBalance Performance Budgeting for Human Capital (PBHC) voor organisaties met meer dan een handvol werknemers. PBHC omvat complexe salarisschalen van de Canadese overheid, inclusief het modelleren van collectieve overeenkomsten met vakbonden. Salarisbudgetten die door deze organisaties worden ontwikkeld omvatten alle salarisuitgaven inclusief training en reizen.
PBHC fungeert als spil in het salarisbeheer. PBHC onderzoekt de werkelijke looncijfers om de prognoses aan te passen. Zo zullen bijvoorbeeld hogere vacatures en lagere opleidingskosten in een loonperiode potentiële overschotten laten zien. Anderzijds zullen hogere reis-, opleidings- en certificeringskosten potentiële tekorten laten zien. HR-professionals kunnen deze informatie gebruiken om betere beslissingen te nemen en er tegelijkertijd voor te zorgen dat de budgetten worden gehaald.
/p>
PBHC genereert ook journaalposten in financiële systemen, waaronder ERP-software indien die wordt gebruikt, voor overlopende posten en intergouvernementele overschrijvingen.
Oeganda
De regering van Oeganda heeft de modules voor ambtenarenbeheer van de FreeBalance Accountability Suite als geïntegreerd personeels- en salarissysteem (IPPS) aangeschaft ter ondersteuning van het programma voor de hervorming van de overheidsdienst (PSRP) na een aanbestedingsprocedure in 2009. De invoering van IPPS vergde aanzienlijke inspanningen op het gebied van veranderingsbeheer voor het ambtenarenapparaat in verschillende fasen. Dit omvatte opleiding, actualisering van de personeelsprocessen, controle van systemen op spookwerknemers en potentiële corruptiegebieden en integratie met een ERP-systeem dat niet op Free Balance is gebaseerd.
De regering van Oeganda ontving een FreeBalance Public Financial Management Award of Excellence voor gegevens- en procesmigratie. Het IPPS-team blijft de personeelsfuncties opvolgen op basis van capaciteitsverbeteringen en het socialiseren van veranderingen. De laatste geplande fase van IPPS zal salarisplanning en budgettering omvatten. Op dit moment kan de integratie van salarisadministratie en human resources in de hele regering van Oeganda met behulp van de IPPS `shared service` in veel opzichten gelijkwaardig zijn aan die in Canada.
Conclusies
Het tempo van de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën moet duurzaam zijn om tot duurzame verbeteringen van het bestuur te komen. De informatiesystemen moeten de hervorming mogelijk maken en niet verhinderen. Er zijn talrijke mislukkingen geweest wanneer ongeschikte software wordt gebruikt voor het financieel beheer van de overheid. GRP software kan hervorming van de openbare dienst mogelijk maken door:
- Geleidelijke activering van bedrijfsregels en workflow ter ondersteuning van modernisering
- Eliminatie van meerdere punten van corruptie, waaronder spookwerknemers en contante betalingen
- Betere besluitvorming door rapportage en analyse
- Salarisplanning die ervoor zorgt dat de salarissen de budgetten niet overschrijden
- Standaardisering van personeelsprocessen voor aanwerving, bevordering, capaciteitsopbouw, prestatiebeoordeling, geschillenbeheer en prestatiebeloning
Deze instrumenten en technieken worden het best benut door regeringen met de politieke wil om de hervormingen opeenvolgend uit te voeren, waarbij de nadruk ligt op capaciteits- en veranderingsmanagement.