Ervaringen uit het IFMIS-programma voor capaciteitsopbouw van de Wereldbank

Geplaatst op maart 11, 2022 in Digitale transformatie van de overheid

Overheidsfinanciën versterken tegen redelijke en duurzame kosten

Gesponsord door de Koreaanse dienst voor informatie over overheidsfinanciënde Afrikaanse Ontwikkelingsbanken de WereldbankDeze virtuele sessies onderzochten ervaringen van landen met Hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën en GovTech implicaties. Opnames van alle sessies zijn beschikbaar op de Wereldbank FMIS Praktijkgemeenschap site. De webinars bevestigden veel van de patronen die de afgelopen tien jaar zijn ontstaan.

Leerpunten en aanbevelingen

Financiële duurzaamheid

Veel financiële systemen van de overheid zijn financieel onhoudbaar (of onmogelijk om lopende hervormingen en modernisering te ondersteunen).

• ContextDe kosten voor één op maat ontwikkeld systeem waren astronomisch hoog, terwijl de kosten voor het onderhouden van twee ERP-systemen zo hoog zijn dat overheden kijken naar het creëren van op maat gemaakte oplossingen. De systemen die door een van de sponsors werden gepromoot, toonden de noodzaak aan om bestaande op maat ontwikkelde systemen te vervangen om hervormingen en technologische modernisering te ondersteunen.
• Focus: kostenvragen tijdens webinars en kostenantwoorden liepen uiteen (sommige kostenvragen werden vermeden door presentatoren)
• Observatie: weinig regeringen houden de Totale kosten van eigendom (TCO), waardoor de schattingen sterk uiteenlopen - velen lijken de kosten van het ambtenarenapparaat als gratis op te nemen
• Aanbevelingen
  1. Volg de volledige kosten, inclusief de kosten van de openbare dienst, omdat ambtenaren niet gratis zijn
  2. Erken dat softwarelicenties geen weerspiegeling zijn van de totale kosten
  3. Bouw een kostenmodel dat hervorming en systeemupgrades inclusief personeelskosten omvat
  4. Erken dat (sommige) COTS-systemen aanpasbaar zijn aan verandering en modernisering en dat ERP-systemen, die oorspronkelijk zijn ontwikkeld voor de particuliere sector, vaak evenveel maatwerk vereisen als aangepaste systemen
  5. De kostenimplicaties herkennen van op maat ontwikkelde systemen die mogelijk niet de controles en beveiliging hebben die COTS wel heeft
  6. De implementatietijd kan tien jaar in beslag nemen, waardoor de tijd tot positief rendement korter wordt.
  7. Sta erop dat consultants van leveranciers overheidscapaciteit om zelfredzaamheid te vergroten en toekomstige kosten te verlagen
  8. Ervoor zorgen dat consultants, zelfs als ze door donors worden geleverd, zich niet meer bezighouden met operationele werkzaamheden, maar zich richten op technische bijstand.

Interoperabiliteit

Integratie van meerdere systemen is niet hetzelfde als interoperabiliteit en beperkt de effectiviteit.

• ContextIntegratie tussen systemen voor financieel beheer die door overheden worden gebruikt, is van cruciaal belang voor de ondersteuning van controles, besluitvorming en fiscale transparantie - dit wordt nog belangrijker in het GovTech-tijdperk, waarin deze "systems of record" het volgende moeten ondersteunen systemen van betrokkenheid, intelligentie en innovatie.
• FocusStandalone systemen in silo's werden als een slechte praktijk beschouwd (maar de mate van integratie tussen sommige gepresenteerde systemen was vaag).
• ObservatieProfessionals op het gebied van overheidsfinanciën moeten de verschillen begrijpen tussen interfaces, integratie en interoperabiliteit vanwege de gevolgen voor het beheer van de overheidsfinanciën.
• Aanbevelingen
  1. Erken dat standalone subsystemen voor financieel beheer de interoperabiliteit beperken
  2. Maak gebruik van metagegevens over overheidsfinanciën (zoals de Rekeningschema) als sleutelconcepten voor Enterprise Service Buses (ESB)
  3. Ontwikkel een risicogebaseerde benadering voor interoperabiliteit die de kwetsbaarheid voor real-time, bijna real-time, periodieke en batchintegratie per module erkent
  4. Visies ontwikkelen over de integratie tussen systemen van registratie, betrokkenheid, intelligentie en innovatie voor GovTech

Mimicry

Overheden kondigen vaak aan dat ze moderne "best practices" willen ondersteunen, zoals boekhouding op transactiebasis.

• Contextsteun voor zogenaamde "best practices" werd een paar keer genoemd, waarbij één land de missie beschreef om IPSAS-normen op transactiebasis te ondersteunen (hoewel veel sprekers de term "good practices" gebruikten).
• Focus: "best practice"" zijn een goed signaleringsmechanisme naar belanghebbenden, maar de meeste hiervan, zoals boekhouding op transactiebasis en prestatiebudgettering zijn alleen realistisch in meer geavanceerde economieën
• Observatie: "best practices" is consultant-taal - klinkt geweldig - is meestal betekenisloos in de meeste contexten van overheidsfinanciën (veel geavanceerde economieën ondersteunen deze niet, terwijl opkomende economieën belemmeringen ontdekken om ze toe te passen)
• Aanbevelingen
  1. Besef dat "beste praktijken" is meer een signaal dan werkelijkheid
  2. Geleidelijk activeren betere praktijken in de loop van de tijd op basis van de veranderende overheidscontext en ambtelijke capaciteit
  3. IPSAS Opbouw zou een streven moeten zijn voor alle regeringen in de toekomst.
  4. Implementeer interoperabele basissystemen voordat kunstmatige intelligentie of blockchain in productie worden genomen (hoewel het testen hiervan het creëren van een interoperabele backbone voor overheidsfinanciën kan motiveren).

Beheer van veranderingen

Beheer van veranderingen blijft de belangrijkste belemmering voor het succes van het financiële managementsysteem van de overheid

• Contextveranderingsmanagement werd door bijna alle landen beschreven als een belangrijke uitdaging
• Focusterwijl elk groot informatietechnologieproject veranderingsproblemen genereert, verhogen stimulansen en institutionele structuren bij de overheid de veranderingsweerstand in vergelijking met de private sector
• Observatie: de organisatorisch veranderingsmanagement Probleem in de overheidsfinanciën lijkt eerder een zekerheid dan een waarschijnlijkheid vanwege de transformatie van de praktijk en de gepercipieerde dreiging van automatisering.
• Aanbevelingen:
  1. Erken dat deskundigen op het gebied van verandermanagement nodig zijn voor succes, maar ontoereikend zijn bij de overheid zonder inbedding in alle projectactiviteiten
  2. De betrokkenheid van belanghebbenden en gebruikers moet constant en consistent zijn (communicatie mag niet "periodiek" zijn)
  3. Agile processen met de betrokkenheid van gebruikers ondersteunt verandering, vooral kleine overwinningen die vooruitgang aantonen en ambtenaren overtuigen
  4. Veranderingsagenten identificeren om momentum op te bouwen en om te gaan met weerstand tegen verandering
  5. Begrijpen dat politiek in sommige landen een rol speelt bij weerstand tegen verandering, dus projecten moeten gevoelig zijn voor uiteenlopende politieke opvattingen

Capaciteitsopbouw

Capaciteitsopbouw daagt verandermanagement uit als belangrijkste rem op het succes van publiek financieel management.

• Contextcapaciteitsopbouw maakte deel uit van de succes- en uitdagingsfactoren van veel presentatoren uit de landen
• Focuselk nieuw systeem vereist capaciteitsopbouw ter ondersteuning van juridische hervorming en technologische modernisering
• ObservatieCapaciteitsopbouw wordt vaak gezien als training, waarbij één presentator het voordeel beschreef van certificeringsprogramma's en ambtenarencontracten om personeel te behouden - in plaats van via meerdere modaliteiten.
• Aanbevelingen
  1. Realiseer je dat "train de trainer"-programma's kosten besparen ten koste van de resultaten, tenzij de trainer domeinexperts zijn
  2. Mentorschap en kennisbeheer opbouwen om training te verbeteren
  3. Besef dat generieke opleiding overheidsfinanciën is nuttig, maar vaak niet direct toepasbaar in veel landen
  4. Ontwikkel capaciteitsprogramma's met elementen op het gebied van overheidsfinanciën, softwareproducten, projectbeheer en informatietechnologie.

Open Bron

Zorgen over totale kosten en betrouwbaarheid beperken de toepassing van open source in financiële systemen van de overheid.

• Context: open bron gebruik onder de aanwezige landen was beperkt
• FocusOpen source is niet per definitie gratis en niet per definitie goedkoper (volledige TCO) dan commerciële software.
• Observatieopen source domineert software middleware met databases, besturingssystemen, applicatie- en webservers meer voor kwaliteit dan voor prijs
• Aanbevelingen:
  1. Erkennen dat open source middleware vaak veiliger en effectiever is dan commerciële opties
  2. Realiseer je dat open source enige assemblage vereist, dus overheden met minder capaciteit op het gebied van informatietechnologie kunnen er verstandig aan doen om commerciële tools te gebruiken.

Spookwerkers

Het uitbannen van spookwerknemers is een veelvoorkomende succes use case voor beheersystemen voor overheidsdiensten (in plaats van FMIS-kernsystemen).

• Context: presentatoren met software voor ambtenarenzaken de kostenvoordelen beschreven van het terugdringen van fraude
• FocusVeel regeringen van opkomende markten en ontwikkelingslanden hebben "spookwerknemers" die niet werken, werken en een pensioen ontvangen, of overleden zijn.
• ObservatieHet uitbannen van spookarbeiders wordt beschouwd als een "snelle overwinning", maar heeft vaak politieke gevolgen in veel landen.
• Aanbevelingen
  1. Systemen voor het beheer van overheidsdiensten uitbreiden met biometrie
  2. Besef dat salarisfraude en kleine corruptie een indicatie kunnen zijn van slechte ambtenarensalarissen - een probleem dat technologie niet oplost
  3. Integreer ambtenaren- en vermogensregisters om verantwoordelijkheid op te sporen

Tussen de regels: softwareleveranciers kunnen fiscaal duurzamere oplossingen bieden en software die zich aanpast aan toekomstige hervormingen uzoals de meeste op maat ontwikkelde software of ERP-systemen.

Omdat de FreeBalance Accountability Suite™ is GRP niet ERPHet is een ver financieel duurzamer optie.

Hoe werkt FreeBalance bereikt lage TCO vergeleken met alternatieven?

• PFM focus = wereldwijde praktijkkennis in vele openbare boekhoudkundige contexten, dankzij het werken in alle implementaties, bepaalt de richting en prioriteiten van het bedrijf
• PFM productfocus = de FreeBalance Accountability Suite™, exclusief ontworpen voor de overheid, kan beter worden aangepast aan de huidige en toekomstige behoeften van de overheid door middel van configuratie
• PFM-methodologie focus = verbetert de doorlooptijd en helpt overheden met hervormingsstrategieën voor het beheer van overheidsfinanciën
• PFM-mandaat = innovatie in product, proces en diensten om het meest duurzame IFMIS-alternatief te maken

Voor meer informatie over hoe FreeBalance uw land kan helpen bij de hervorming van de overheidsfinanciën, kunt u terecht bij neem contact op.