Systemen voor kasbeheer zijn voor overheden en andere openbare instellingen een essentieel instrument om hun financiële middelen doeltreffend te beheren. Deze systemen automatiseren en stroomlijnen financiële processen met betrekking tot het beheer van liquide middelen, schulden en investeringen, en maken real-time toezicht, prognoses en analyse van financiële activiteiten mogelijk. De invoering van deze systemen leidt tot meer efficiëntie, betere besluitvorming en beter financieel bestuur.
In deze blogpost bespreken we de verschillende soorten systemen voor kasbeheer beschikbaar zijn voor overheden, maar laten we eerst de rol van een schatkistafdeling bekijken.
Wat zijn de functies van een schatkist?
Een staatskas is verantwoordelijk voor het beheer van de financiële middelen van de regering van een land. De primaire functies van een schatkist zijn onder andere:
Beheer van liquide middelen
De schatkist beheert de kassaldi van de overheid om ervoor te zorgen dat de overheid voldoende kasmiddelen heeft om aan haar financiële verplichtingen te voldoen en tegelijkertijd het rendement op haar kassaldi te maximaliseren. Beheer van liquide middelen omvat het beheer van de in- en uitgaande kasstromen van de overheid om ervoor te zorgen dat de overheid over voldoende middelen beschikt wanneer dat nodig is. De rol van de schatkist bij het kasbeheer omvat:
- Liquiditeitsprognoses
- De schatkist berekent de in- en uitgaande kasstromen van de overheid, waaronder belastingontvangsten, leningen, subsidies en andere inkomsten, en betalingen voor uitgaven zoals salarissen, pensioenen en schuldendienst.
- Liquiditeitsbeheer
- De schatkist beheert de kassaldi van de overheid om ervoor te zorgen dat er voldoende liquiditeit is om aan kortetermijnverplichtingen te voldoen en om overtollige kasmiddelen te beleggen in instrumenten die rendement opleveren.
- Verwerking van betalingen
- De overheidskas verwerkt betalingen voor overheidsuitgaven en zorgt ervoor dat er voldoende middelen beschikbaar zijn om deze betalingen te dekken.
- Cash Pooling
- De schatkist bundelt de kasmiddelen van verschillende overheidsentiteiten en beheert deze kasmiddelen centraal, waardoor de overheid haar kasmiddelen kan optimaliseren en de financieringskosten kan verlagen.
- Rapportage
- De schatkist van de overheid brengt regelmatig verslag uit aan de belanghebbenden over het kasbeheer, met inbegrip van kassaldi, kasprognoses en naleving van de richtsnoeren voor het kasbeheer.
Schuldbeheer
De Schatkist is verantwoordelijk voor het beheer van de schuldportefeuille van de overheid. Dit houdt in dat de marktvoorwaarden worden geanalyseerd, de juiste mix van schuldinstrumenten wordt bepaald en ervoor wordt gezorgd dat de schuldverplichtingen van de overheid op tijd worden nagekomen. Schuldbeheer betreft het beheer van de schuldportefeuille van de overheid, waaronder de uitgifte van nieuwe schuld, de herfinanciering van bestaande schuld en het beheer van het looptijdprofiel van de schuld en de valutaposities van de overheid. De activiteiten omvatten:
- Financieringsstrategie
- De schatkist formuleert een leenstrategie die strookt met de financiële doelstellingen en beperkingen van de overheid, zoals houdbaarheid van de schuld, kosten van het lenen en risicobeheer.
- Schulduitgifte
- De schatkist geeft schuldbewijzen uit om middelen aan te trekken voor de financiering van overheidsuitgaven. De schatkist is verantwoordelijk voor de keuze van het geschikte type schuldinstrument, zoals obligaties of wissels, en voor het bepalen van het tijdstip en de omvang van de uitgifte.
- Schuldherfinanciering
- De schatkist beheert de herfinanciering van bestaande schuld, zoals het doorrollen van vervallende schuld of het herstructureren van uitstaande schuld om lagere rentevoeten of langere looptijden te verkrijgen.
- Schuldendienst
- De schatkist is verantwoordelijk voor het beheer van de schuldendienstverplichtingen van de overheid, met inbegrip van hoofdsom en rente. De schatkist zorgt ervoor dat er voldoende middelen beschikbaar zijn om de schuldendienst te betalen wanneer deze verschuldigd is.
- Beheer van de schuldportefeuille
- De schatkist beheert de schuldportefeuille van de overheid en zorgt ervoor dat deze goed gediversifieerd is over verschillende schuldinstrumenten, valuta's en looptijden om het risico te minimaliseren en het rendement te optimaliseren.
- Rapportage
- De schatkist van de overheid brengt regelmatig verslag uit aan de belanghebbenden over het schuldbeheer, waaronder de schuldportefeuille van de overheid, de betalingen van de schuldendienst en de naleving van de richtsnoeren voor het schuldbeheer.
Beheer van investeringen
De Schatkist houdt toezicht op het beheer van de beleggingsportefeuille van de overheid en is verantwoordelijk voor het beleggen van overtollige middelen in kort- en langlopende effecten die rendement opleveren en tegelijkertijd de veiligheid en liquiditeit van de beleggingsportefeuille handhaven. Beheer van investeringen door de overheidskas inhoudt:
- Portefeuillediversificatie
- De schatkist zorgt ervoor dat de beleggingsportefeuille goed gespreid is over verschillende activaklassen om het risico te minimaliseren en het rendement te maximaliseren.
- Risicobeheer
- De schatkist beheert het beleggingsrisico door richtsnoeren vast te stellen voor de soorten beleggingen die kunnen worden gedaan en het maximale risico dat op elk afzonderlijk effect kan worden genomen.
- Asset Allocatie
- De schatkist bepaalt de passende strategie voor de toewijzing van activa op basis van de beleggingsdoelstellingen, de risicotolerantie en de cashflowbehoeften van de overheid.
- Investeringsselectie
- De schatkist selecteert effecten voor belegging op basis van verschillende factoren, waaronder kredietwaardigheid, looptijd, rendement, liquiditeit en marktomstandigheden.
- Prestatiemonitoring
- De schatkist controleert de prestaties van de beleggingsportefeuille en past deze waar nodig aan om ervoor te zorgen dat de beleggingsdoelstellingen worden gehaald.
- Rapportage
- De schatkist van de overheid brengt regelmatig verslag uit aan de belanghebbenden over de prestaties van de beleggingsportefeuille, waaronder het beleggingsrendement, het risico en de naleving van de beleggingsrichtsnoeren.
Begrotingsbeheer
Budgetten zijn richtlijnen in de particuliere sector. Bij de overheid is het de wet. De rol van de schatkist bij het begrotingsbeheer is essentieel om ervoor te zorgen dat de begrotingsmiddelen efficiënt en effectief worden toegewezen en dat de begrotingsbesluiten in overeenstemming zijn met de financiële doelstellingen en beperkingen van de regering. Effectief budgetbeheer is essentieel voor het handhaven van de begrotingsstabiliteit. De rol van de schatkist bij het begrotingsbeheer omvat de volgende activiteiten:
- Voorbereiding van de begroting
- De schatkist helpt bij de voorbereiding van de overheidsbegroting door financiële gegevens en analyses te verstrekken ter ondersteuning van de budgettaire besluitvorming.
- Uitvoering van de begroting
- De schatkist beheert de uitvoering van de overheidsbegroting en zorgt ervoor dat de begrotingsmiddelen efficiënt en effectief worden toegewezen en dat de uitgaven in overeenstemming zijn met de prioriteiten en doelstellingen van de regering.
- Begrotingstoezicht
- De schatkist houdt toezicht op de begrotingsresultaten om ervoor te zorgen dat de begrotingsmiddelen effectief en efficiënt worden gebruikt. Dit omvat het volgen van de begrotingsuitvoering, het vaststellen van afwijkingen en het nemen van corrigerende maatregelen indien nodig.
- Financiële rapportage
- De schatkist stelt financiële verslagen op die informatie verschaffen over de begrotingsresultaten en de naleving van de begrotingsrichtsnoeren en -verordeningen.
- Fiscale planning
- De schatkist speelt een sleutelrol in de begrotingsplanning, met inbegrip van het voorspellen van trends in inkomsten en uitgaven, het vaststellen van financiële risico's en kansen, en het ontwikkelen van begrotingsbeleid om deze risico's en kansen aan te pakken.
- Analyse van de begroting
- De schatkist verricht een financiële analyse van begrotingsvoorstellen en -besluiten om ervoor te zorgen dat deze stroken met de financiële doelstellingen en beperkingen van de regering.
Risicobeheer
Thesaurie is verantwoordelijk voor het identificeren, meten en beheren van financiële risico's voor de overheid, zoals renterisico, kredietrisico en liquiditeitsrisico. Dit omvat het ontwikkelen van risicobeheer strategieën en de uitvoering van risicobeperkende maatregelen, waaronder:
- Risico-identificatie
- De schatkist identificeert en beoordeelt financiële risico's die de overheidsfinanciën kunnen beïnvloeden, zoals kredietrisico, renterisico, liquiditeitsrisico, wisselkoersrisico en operationeel risico.
- Risicometing
- De schatkist meet de financiële risico's met behulp van diverse financiële modellen en risicometrieken om het potentiële effect van risico's op de overheidsfinanciën te beoordelen.
- Risicobeperking
- De schatkist ontwikkelt en implementeert risicobeperkende strategieën voor het beheer van financiële risico's, zoals diversificatie van de overheidsinvesteringen, vaststelling van risicolimieten en afdekking tegen financiële risico's.
- Risicobewaking
- De schatkist bewaakt de financiële risico's en evalueert de doeltreffendheid van de strategieën voor risicobeheer om ervoor te zorgen dat de financiële risico's doeltreffend worden beheerd.
- Rapportage
- De schatkist van de overheid brengt regelmatig verslag uit aan de belanghebbenden over financiële risico's en risicobeheersactiviteiten, waaronder risicoblootstellingen, risicobeperkingsstrategieën en naleving van de richtsnoeren voor risicobeheer.
Fiscaal beleid
De schatkist speelt een sleutelrol bij het formuleren en uitvoeren van het begrotingsbeleid, met inbegrip van het belastingbeleid, het uitgavenbeleid en het regelgevingsbeleid. Daarbij wordt nauw samengewerkt met andere overheidsdiensten en -instanties om ervoor te zorgen dat het begrotingsbeleid wordt afgestemd op de algemene doelstellingen van de regering, dat de overheidsfinanciën op een verantwoorde en duurzame wijze worden beheerd en dat de middelen beschikbaar zijn om de overheidsuitgaven en investeringsprogramma's te ondersteunen. De schatkist is met name verantwoordelijk voor:
- Inning en beheer van overheidsinkomsten
- De schatkist int belastingen, heffingen en andere bronnen van overheidsinkomsten en beheert de ontvangen middelen om ervoor te zorgen dat zij effectief en efficiënt worden gebruikt.
- Beheer van de overheidsuitgaven
- De schatkist is verantwoordelijk voor het beheer van overheidsuitgaven in overeenstemming met de doelstellingen van het begrotingsbeleid van de regering, waarbij de uitgaven worden afgestemd op de beleidsprioriteiten en verspilling of misbruik van overheidsmiddelen wordt voorkomen.
- Financiering van overheidsoperaties
- De schatkist moet ervoor zorgen dat de regering toegang heeft tot de middelen die zij nodig heeft om te functioneren, met inbegrip van het lenen van geld wanneer dat nodig is en beheer van de overheidsschuld.
- Uitvoering van fiscale beleidsmaatregelen
- De schatkist werkt nauw samen met andere overheidsinstanties om budgettaire beleidsmaatregelen uit te voeren, zoals belastingverlagingen, uitgavenverhogingen of andere maatregelen om de economische groei te bevorderen of budgettaire onevenwichtigheden aan te pakken.
Soorten systemen voor schatkistbeheer
Er zijn verschillende soorten systemen voor kasbeheer op de markt. Deze systemen variëren van eenvoudige boekhoudsoftware tot geavanceerde geïntegreerde platforms die de gehele financiële beheerscyclus bestrijken. Enkele veelgebruikte systemen voor kasbeheer zijn:
- Boekhoudsystemen
- Deze systemen worden gebruikt om financiële transacties te registreren en te verwerken, crediteuren en vorderingen te beheren en financiële verslagen te genereren. Ze worden meestal gebruikt in kleine en middelgrote organisaties.
- Budgetteringssystemen
- Deze systemen helpen organisaties bij het opstellen, bijhouden en beheren van hun budgetten. Zij maken de toewijzing van middelen aan verschillende afdelingen of programma's mogelijk en stellen organisaties in staat de werkelijke uitgaven te vergelijken met de gebudgetteerde bedragen.
- Systemen voor kasbeheer
- Deze systemen worden gebruikt om de cashflow van een organisatie te beheren. Zij helpen organisaties hun kaspositie te bewaken, toekomstige kasstromen te voorspellen en overtollige kasmiddelen te investeren.
- Schuldbeheersystemen
- Deze systemen helpen organisaties hun schuldenportefeuille te beheren. Ze stellen organisaties in staat om de voorwaarden van hun schuld te volgen, de rente te controleren en de aflossing van hun schuld te plannen.
Gezien de hierboven geschetste kritieke rol van de schatkist is echter geen van deze systemen geschikt voor Financieel beheer van de overheid (PFM). Bijgevolg wenden overheden zich vaak tot oplossingen van de particuliere sector voor Enterprise Management Planning (ERP). Helaas is ERP ook een ongeschikte keuze.
Waarom ERP-oplossingen niet werken bij de overheid
Verschillende vereisten
Het financieel beheer en de boekhouding van de overheid verschillen van die van particuliere ondernemingen. De boekhoudkundige beginselen en voorschriften zijn uniek voor overheden. Overheden moeten bijvoorbeeld een hoog niveau van transparantie en verantwoording handhaven, wat het gebruik van gespecialiseerde boekhoudnormen vereist, zoals de Internationale normen voor overheidsboekhouding (IPSAS). ERP-systemen uit de particuliere sector zijn niet ontworpen voor deze specifieke eisen en bieden mogelijk niet de nodige functies om te voldoen aan de regelgevings- en rapportage-eisen van de overheid.
Single Treasury Accounts (TSA)
De aanneming van een Enkelvoudige schatkistrekening (TSA) door overheden is essentieel voor een doeltreffend financieel beheer. Een TSA is een uniforme structuur die alle bankrekeningen van de overheid consolideert op één enkele rekening, meestal bij de centrale bank. Deze centralisatie van overheidsmiddelen maakt een beter kasbeheer, transparantie en verantwoording van de overheidsfinanciën mogelijk. Het vermindert het risico op fraude, verbetert de nauwkeurigheid van de financiële verslaglegging en vergemakkelijkt het bijhouden van inkomsten en uitgaven. Bovendien bevordert een TSA de begrotingsdiscipline en helpt zij inefficiënties en verkwistende uitgaven te elimineren. Overheden die een TSA invoeren, kunnen hun financiële middelen beter beheren, de naleving van begrotingsbeperkingen waarborgen en de algemene financiële governance verbeteren.
Kosten
ERP-systemen in de particuliere sector zijn vaak duur en vereisen aanzienlijke investeringen aan softwarelicenties, hardware en adviesdiensten. Overheden hebben budgettaire beperkingen en beperkte middelen, waardoor zij zich dergelijke hoge kosten wellicht niet kunnen veroorloven. Bovendien kunnen de kosten van de aanpassing van ERP-systemen uit de particuliere sector aan de specifieke eisen van de overheid snel oplopen en kan het zijn dat er voortdurend ondersteuning nodig is, wat tot nog hogere kosten leidt.
Complexiteit
Overheid financieel beheer is complex, met veel verschillende afdelingen en agentschappen die verschillende functionaliteiten en functies nodig hebben. ERP-systemen uit de particuliere sector kunnen de complexiteit van het financieel beheer bij de overheid niet aan door een gebrek aan aanpassingsmogelijkheden. Dit kan leiden tot inefficiëntie en fouten, waardoor de nauwkeurigheid van de financiële rapportage en besluitvorming in gevaar komt.
Beveiliging
Overheden moeten een hoog beveiligingsniveau handhaven als het gaat om financiële gegevens. ERP-systemen uit de particuliere sector bieden mogelijk niet de nodige beveiligingsfuncties, waardoor de financiële gegevens van de overheid kwetsbaar zijn voor cyberaanvallen en datalekken.
Gebrek aan flexibiliteit
ERP-systemen in de particuliere sector zijn vaak star en laten weinig ruimte voor maatwerk. Overheden hebben behoefte aan flexibiliteit in hun financiële beheersystemen om wijzigingen in de regelgeving, begrotingen en hervormings- en moderniseringsprogramma's voor het beheer van de overheidsfinanciën die bij de overheid lopen, te kunnen opvangen. ERP-systemen uit de particuliere sector kunnen zich misschien niet snel aan deze veranderingen aanpassen, wat leidt tot vertragingen en inefficiëntie in het financieel beheer.
Planning van overheidsmiddelen en schatkistbeheer
Overheden die op zoek zijn naar een geïntegreerd kasbeheersysteem zouden daarom eerder moeten investeren in een Planning van overheidsmiddelen (GRP) systeem zoals de FreeBalance Accountability Suite™. De functies omvatten:
Specificiteit voor de openbare sector
GRP-systemen zijn speciaal ontworpen voor overheidsinstellingen, en ze zijn gebouwd om te voldoen aan de unieke eisen van de publieke sector. Deze eisen omvatten budgetbeheer, fondsboekhouding, subsidiebeheer, inkoop en activabeheer, die doorgaans niet worden aangetroffen in ERP-systemen.
Naleving van de regelgeving
GVK-systemen zijn ontwikkeld om te voldoen aan de specifieke regelgevingseisen van de publieke sector. Zij omvatten bijvoorbeeld boekhoudkundige normen die worden gebruikt om aan de belanghebbenden verslag uit te brengen over de financiële prestaties en de naleving van de voorschriften.
Publieke verantwoording
GRP-systemen zorgen voor transparantie en verantwoording, die voor overheidsinstanties van cruciaal belang zijn. Met deze systemen kunnen overheidsmiddelen worden getraceerd, uitgaven worden gerapporteerd en uitgaven worden gecontroleerd. beheer van de prestaties.
Begrotingsbeheer
GRP-systemen bieden robuuste mogelijkheden voor budgetbeheer, waaronder meerjarenbegroting, uitvoering en toezicht, alsmede de creatie van de Begrotingsboek voor presentatie aan het Parlement. Dit stelt de regeringen in staat hun financiële middelen doeltreffend en efficiënt te beheren en ervoor te zorgen dat deze correct en in overeenstemming met de regelgeving worden toegewezen.
Financieel beheer van de overheid
GRP-systemen bieden geavanceerde PFM-mogelijkheden, waaronder verbintenisboekhouding, prestatiebudgettering, Rekeningen, begrotingskaders voor de middellange termijnen transparantie vereisten. Deze mogelijkheden zijn speciaal toegesneden op de behoeften van de publieke sector en zorgen voor een beter bestuur en een betere verantwoording.
Voordelen van de FreeBalance Accountability Suite™
De FreeBalance Accountability Suite™ is speciaal ontwikkeld voor Public Financial Management en wordt gebruikt door overheden en openbare instellingen in meer dan 25 landen wereldwijd. FreeBalance werkt al bijna 40 jaar samen met de publieke sector om softwareoplossingen voor de overheid te ontwikkelen en te leveren die de hervorming en modernisering van PFM ondersteunen.
De FreeBalance Accountability Suite™ is een commerciële off-the-shelf, Planning van overheidsmiddelen oplossing die de gehele begrotingscyclus dekt en alle kritische fiscale overheidssystemen beheert. Enkele van de voordelen zijn:
Uitgebreid financieel beheer
De FreeBalance Accountability Suite™ omvat alle aspecten van Public Financial Management en biedt overheden een uniform en geïntegreerd financieel beheersysteem, inclusief budgettering en prestatiebeheer, verplichtingenboekhouding, inkomsten- en uitgavenbeheer, inkoop, cash-, schuld- en investeringsbeheer, en ambtenarenbeheer inclusief salarisadministratie, pensioenen en uitkeringen. Deze alomvattende aanpak helpt overheden en openbare instellingen hun financiële middelen efficiënter te beheren.
Real-time toezicht en rapportage
De FreeBalance Accountability Suite™ biedt real-time bewakings- en rapportagemogelijkheden. Dit stelt overheden en openbare instellingen in staat om financiële activiteiten te controleren, problemen te identificeren en in real-time corrigerende maatregelen te nemen. FreeBalance Dashboards op feiten gebaseerde besluitvorming ondersteunen door middel van Business Intelligence-tools, geautomatiseerde statistische rapporten met KPI's die prognoses en analyses van kritieke fiscale informatie opleveren.
Betere verantwoording en transparantie
Met de FreeBalance Accountability Suite™ kunnen overheden en openbare instellingen hun financieel bestuur verbeteren door meer transparantie en verantwoording te bieden. Het systeem traceert financiële transacties en biedt controletrajecten, zodat alle financiële activiteiten traceerbaar en controleerbaar zijn. FreeBalance's Portalen voor transparantie en verantwoording open data en open overheidsinitiatieven te ondersteunen door een toegankelijk platform te bieden voor het delen van financiële, aanbestedings- en uitgavengegevens met relevante belanghebbenden.
Flexibiliteit en schaalbaarheid
De FreeBalance Accountability Suite™ is een flexibel en schaalbaar systeem dat eenvoudige integratie en enorme configureerbaarheid biedt. Het zeer uitbreidbare karakter ondersteunt extra functies en aangepaste ontwikkeling dankzij een Dienstgerichte architectuur (SOA) en hergebruik van componenten tussen toepassingen. Progressieve activering maakt toekomstige configuratiewijzigingen, procesmodernisering, fiscale decentralisatie en het toevoegen van extra modules mogelijk, waardoor het systeem gemakkelijk kan inspelen op veranderingen in financieel beleid en regelgeving.
Conclusie
Treasury management systemen zijn van cruciaal belang voor een effectief Public Financial Management. Gezien de belangrijke en complexe rol van een overheidskas zijn ERP-systemen ongeschikt en moeten in plaats daarvan ERP-systemen, zoals de FreeBalance Accountability Suite™, worden gebruikt.
Om met een deskundige op het gebied van openbaar financieel beheer te spreken over hoe FreeBalance de kasverrichtingen in uw regering zou kunnen ondersteunen, gelieve neem contact op.