Doug Hadden, VP Producten
Verminderen overheidsorganisaties het risico door Tier 1 ERP-oplossingen aan te schaffen in plaats van alternatieven? Veel consultants en inkoopbeslissers lijken te denken dat er minder risico is wanneer ze kopen bij de "Big 2" ERP-leveranciers in plaats van, bijvoorbeeld, een Government Resource Planning (GRP) specialist als FreeBalance. Toch blijkt uit een studie uit 2012 van Geavanceerde computersoftware in de UK vond een lage tevredenheid over ERP bij de overheid Meer dan de helft van de respondenten gebruikte Tier 1 ERP-software. Uit het onderzoek bleek dat de tevredenheid over Tier 1 ERP veel lager is dan bij alternatieve oplossingen. Gebruikers van niet-Tier 1 ERP-oplossingen hadden 4 keer meer kans om hun oplossing te beoordelen als boven verwachting op een van de 5 dimensies en de helft minder kans om hun oplossing te beoordelen als slechter dan verwacht.
- 63%: ERP-systeem voldeed op ten minste 1 gebied niet aan de verwachtingen
- 60%: Zou een ander bedrijf kiezen om het ERP te implementeren als ik het over moest doen
- 50%: Tier 1 ERP-implementatiekosten hoger dan verwacht
- 45%: Tier 1ERP implementatie duurde langer dan verwacht
- 43%: Zou andere software kiezen dan het geïmplementeerde ERP als ik het over moest doen.
- 40%: Het vermogen van Tier 1 ERP om te voldoen aan de eisen van de overheid zonder maatwerk is lager dan verwacht.
- 39%: Gebruiksgemak ERP-systeem Tier 1 slechter dan verwacht
- 25%: Het vermogen van Tier 1 ERP om te voldoen aan de behoeften van de overheid na aanpassing lager dan verwacht
- 20%: ERP-systeem had negatieve gevolgen voor organisatie
- 20%: Zou een soortgelijke ERP-implementatie opnieuw doen
Waar is het risico?
In de studie over geavanceerde computersoftware en elders zijn talrijke risico's vastgesteld:
- Over budget
- Laat
- Niet de verwachte resultaten bereiken
- Moeilijk te gebruiken
- Hoge onderhoudskosten (TCO)
- Moeilijk aan te passen aan veranderende processen
Na het lezen over weer een ERP-fout in de regering analist Frank Scavo aanbevolen dat de regeringen een op risico gebaseerde aanpak hanteren Zijn 5 punten over risicobeheer in ERP zijn de moeite waard om over te nemen.
Het open geheim van ERP in de overheid
We hebben meer en meer openbare verhalen over ERP-falen bij de overheid verzameld door een van de blogpagina's bij te werken. De reactie op deze mislukkingen vanuit de technologiegemeenschap richt zich meestal op consulting of tekortkomingen van de klant. Zelden staat de software zelf ter discussie. Dat kan een gevolg zijn van de veronderstelling dat software die zo wijdverbreid is in de openbare en particuliere sector wel effectief moet zijn. Om nog maar te zwijgen van de hype van de Tier 1 leveranciers.
Er is een opmerking in de Geavanceerde computersoftware studie dat Tier 1 ERP werd ontwikkeld voor de particuliere sector en niet van toepassing is op de publieke sector. Er lijkt een groeiend besef te zijn dat Tier 1 ERP bij de overheid zeer riskant en te duur is.
En ERP is verspilling van overheidsgeld in een tijd van bezuinigingen.
Waarom is GRP minder risicovol dan Tier 1 ERP bij de overheid?
Met de GRP-benadering worden de 6 risico-elementen rechtstreeks aangepakt:
- Begrotingen: GRP-software is onbelast met functionaliteit voor de particuliere sector en vereist minder consulting en heeft minder datacenters nodig dan de ERP-software.
- Tijd: GRP-software wordt ontwikkeld voor het overheidsdomein met vaste blauwdrukken om snellere implementaties mogelijk te maken.
- Verwachtingen: Verkopers van GRP, zoals FreeBalance, stellen de juiste verwachtingen en hebben PFM-deskundigen in dienst om overheidspersoneel te begeleiden.
- Gebruiksgemak: GRP-software is ontwikkeld voor gebruik door de overheid en is intuïtiever voor boekhoudkundige verplichtingen, zoals de verwerking van meerdere geaggregeerde begrotingscontroles.
- TCO: het gebruik van configuratie in plaats van aanpassing van de code versnelt de implementatie en vermindert de onderhoudslast, waardoor de software financieel duurzamer wordt.
- Aanpassingsvermogen: configuratie maakt ook verandering mogelijk, of wat wij progressieve activering noemen
Bovendien hebben de regeringen in ons geval rechtstreeks te maken met de producent van GVK. Dat plaatst ons in de bestuursstructuur en zorgt ervoor dat wij ons inzetten voor het succes van de implementatie. Wij nemen ook deel aan alle implementaties om de stimulans weg te nemen om inkomsten uit maatwerk te halen.
Hoe moeten overheden zich beschermen bij aanbestedingen?
RFP's van de overheid voor financiële beheersystemen bevatten eisen over verkopers. Dit omvat een minimumbedrag voor de totale omzet, het aantal implementaties of het aantal gebruikers. Veel van deze eisen doen weinig om het risico te verminderen. Sommige zijn irrelevant. Andere zorgen ervoor dat de overheid een groot risico neemt. Hier volgen enkele alternatieve eisen voor Request for Proposal (RFP) om overheden te beschermen tegen hoge risico's:
- Totaal bedrag aan inkomsten uit PFM-systemen (omdat de inkomsten uit de particuliere sector niet relatief zijn)
- Geef niet de behoefte aan "ERP" aan of noem het project "ERP" (want dat is waar je mee eindigt en je hebt minder concurrentie).
- ervaring met PFM in soortgelijke omstandigheden (omdat "succes" in meer ontwikkelde landen, op verschillende bestuursniveaus of in de particuliere sector niet relatief is)
- Bereidheid van de softwarefabrikant om zich te verbinden tot feature requests (om de hoge langetermijnkosten van maatwerk te verminderen of te elimineren)
- Aangetoond succes met meerdere configuratiewijzigingen, upgrades en toevoeging van modules (omdat de TCO in de tijd moet worden gemeten)
- Turnkey-kosten en TCO over 5 jaar in een contract met vaste prijs (zodat de verkoper niet laag kan bieden en de overheid kan overstelpen met wijzigingskosten).
- Studiereis: ga en zie de software in actie - je zou verbaasd zijn dat een groot aantal gepubliceerde ERP in Government "succesverhalen" verre van succesvol zijn.