Innovatiesystemen zijn informatiesystemen die ontworpen zijn om baanbrekende bestuurlijke verbeteringen te ondersteunen. Ze bouwen voort op andere digitale benaderingen, zoals registratiesystemen, verloving en intelligentieom sterk verbeterde processen en diensten te leveren door nieuwe, innovatieve manieren van werken mogelijk te maken.
Volgens MITHet gaat niet alleen om een specifiek aspect of eindproduct, maar om het hele systeem dat verbeterd of vervangen moet worden". In essentie is een innovatiesysteem meer dan alleen een IT-oplossing; het is een omgeving die innovatie en experimenteren met behulp van digitale technologieën aanmoedigt en ondersteunt.
In de context van digitaal beheer van overheidsfinanciën (PFM), een innovatiesysteem dat overheidsstakeholders, organisaties en processen op het gebied van financiën met elkaar verbindt. Het helpt overheidsfunctionarissen om nieuwe ideeën en werkwijzen te creëren, verspreiden en implementeren die de manier waarop overheidsgeld wordt beheerd, verbeteren.
Kenmerken van innovatiesystemen
Net als met "digitale transformatie"Waar het sleutelbegrip transformatie is die mogelijk wordt gemaakt door digitaal, gaat het bij het implementeren van een innovatiesysteem om het mogelijk maken van innovatie door het gebruik van digitale hulpmiddelen.
Het belangrijkste organisatiekenmerk om innovatie te ondersteunen is behendigheid. Dit wordt op een aantal manieren ondersteund.
Gebruik van bewezen agile technieken
Wendbaarheid bij de overheid wordt mogelijk gemaakt door proces- en productverbeteringen. Ambtenaren maken gebruik van bewezen agile methodologieën zoals Design Thinking, Problem-Driven Iterative Adaptation (PDIA), Lean, Scrum, Kanban en DevOps om innovatie te verbeteren. Wendbaarheid vergemakkelijkt gebruikersgericht ontwerpen en voortdurende verbetering door vroegtijdig pivoteren of beëindigen van initiatieven die niet aan de doelstellingen voldoen mogelijk te maken, waardoor kosten worden bespaard. Samenwerkende softwaretools, geïntegreerd in overheidsmiddelenplanning (GRP)-systemen stellen ambtenaren in staat om innovatieprocessen te beheren. Het bijhouden van prestaties in GRP-kernsystemen is noodzakelijk om wendbaarheid te ondersteunen.
Een bimodale aanpak
Een bimodale aanpak is een andere factor die dit mogelijk maakt. Gartner definieert dit als "de praktijk van het managen van twee afzonderlijke maar samenhangende werkstijlen: één gericht op voorspelbaarheid; de andere op verkenning. Modus 1 is geoptimaliseerd voor gebieden die meer voorspelbaar en goed begrepen zijn. Het richt zich op het exploiteren van wat bekend is, terwijl de legacy-omgeving wordt gerenoveerd tot een staat die geschikt is voor een digitale wereld. Modus 2 is exploratief, experimenteert om nieuwe problemen op te lossen en is geoptimaliseerd voor gebieden die onzeker zijn." Met andere woorden, ruimte creëren voor experimenten en innovatie zonder de dagelijkse werkzaamheden te beïnvloeden.
Leiderschap
Om zo succesvol mogelijk te zijn, hebben overheden een leiderschapsomgeving nodig die experimenten toestaat. Dit kunnen innovatiecentra, kenniscentra en digitale dienstengroepen zijn.
Opkomende technologie
Innovatiesystemen maken gebruik van opkomende technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI)augmented en virtual reality, blockchainen het internet der dingen. Het belangrijkste kenmerk is niet het gebruik van een specifieke opkomende technologie, maar het heroverwegen van overheidsprocessen door middel van experimenten.
GRP's als aanjagers van innovatie
Samengesteld glasvezelversterkte kunststof
De verschuiving weg van monolithische propriëtaire systemen is een fundamentele trend in de markt voor bedrijfssoftware. Marktconsolidatie heeft ervoor gezorgd dat een paar grote softwarebedrijven de legacy en monolithische ruimte in handen hebben. Propriëtaire monolithische systemen belemmeren de vooruitgang en overheden worden opgezadeld met hoge operationele kosten. Elke "geleidelijke activering"Het is moeilijk om voordeel te halen uit innovatieve technologieën in propriëtaire systemen met beperkte openheid. In de markt heeft een verschuiving plaatsgevonden van monolithische naar servicegerichte systemen.
Veel zogenaamde "Service-Oriented Architectures" (SOA's) zijn echter eigenlijk gewoon monolithische systemen met verbeterde integratiefunctionaliteit.
Overheden hebben open systemen nodig die geleidelijk activeren. Dit wordt bereikt wanneer bedrijfssoftware servicegerichtheid ondersteunt door middel van componenten. Open componenten vergemakkelijken de integratie met functies uit verschillende systemen. Een "samengesteld GRP" bestaat uit geassembleerde Commercial-Off-the-Shelf (COTS) technologiecomponenten, uitgebreid met configuratie, integratie en maatwerk door de overheid voor uitgebreide functionaliteit. Samengesteld GRP ondersteunt hervorming en flexibiliteit. Dit betekent dat kernfunctionaliteit van GRP, zoals financiële systemen die gebruikt worden als registratiesystemen, gebruik moeten maken van componentgebaseerde SOA's.
Uitgebreid Relatiebeheer (XRM)
XRM is een concept dat zijn belofte nog moet waarmaken. Het breidt back-office GRP-functionaliteit uit over netwerken van belanghebbenden en overheidsregistraties, -betrokkenheid en -informatie worden ingezet voor externe partijen (burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties, academische instellingen, enz.) Bedrijven die aan overheden verkopen en belasting betalen, krijgen bijvoorbeeld geïntegreerde IT-diensten. Deze diensten kunnen geïntegreerde toegang omvatten tot:
- Relevante statistische overheidsgegevens voor besluitvorming
- Informatie over budgetplanning om overheidskansen te voorspellen
- Geïntegreerde financiële software voor salarisadministratie, belastingplanning, kasbeheer en budgettering
- Prognoses van centrale banken en mechanismen voor het afdekken van valutarisico's.
Duurzame ontwikkeling
De planning van overheidsprestaties verandert dankzij de introductie van de 17 Duurzame Ontwikkelingsdoelen (SDG's). De SDG's helpen overheden zich te richten op beleidsmaatregelen en regelgeving voor rechtvaardige en milieuvriendelijke groei. De uitdaging voor overheden is het coördineren van programmaplanning, implementatie en resultaatplanning tussen ministeries, departementen en agentschappen. Voor veel SDG's moet de coördinatie worden uitgebreid naar subnationale overheden, andere nationale overheden en internationale organisaties. GRP-systemen hebben daarom geavanceerde programma- en prestatieclassificatiestructuren nodig. Externe gegevens die worden gebruikt in Intelligent GRP zijn noodzakelijk voor overheden om de programmaplanning en -uitvoering aan te passen aan wat werkt.
Innovatief denken met behulp van de FreeBalance Accountability SuiteTM
FreeBalance heeft bijna 40 jaar ervaring in PFM gebruikt om de Accountability Suite te ontwikkelen.TMeen GRP-oplossing die het volledige bereik van de begrotingscyclus dekt.
Door gebruik te maken van technologie biedt het innovatieve benaderingen voor het beheren van publieke middelen. Bijvoorbeeld:
- FreeBalance's (GPM) Beheer van overheidsprestaties modules gebruiken AI/machine learning voor budgettrendanalyse, computerondersteunde audit en risicoanalyse
- (PFM) Beheer van overheidsfinanciën maakt gebruik van een Internet of Things (IoT)-benadering om bedrijfsmiddelen, inventaris en slimme energie te beheren
- (CSM) Beheer van het ambtenarenapparaat kan bevatten blockchain voor een beter beheer van de digitale identiteitsverificatie van werknemers, digitale personeelsdossiers, loonafrekeningen, certificering van opleidingen en uitkeringen.
Voordelen van innovatiesystemen in het beheer van overheidsfinanciën
Het implementeren van een systeem van innovatiebenadering in het beheer van overheidsfinanciën biedt verschillende voordelen, waaronder:
- Verbeterde efficiëntie en waarde: Door gebruik te maken van innovatieve praktijken en technologieën kunnen overheden financiële processen stroomlijnen, handmatige interventies verminderen en de operationele efficiëntie verbeteren. Dit leidt tot kostenbesparingen en stelt overheden in staat om middelen effectiever toe te wijzen.
- Beter geïnformeerde besluitvorming: Systemen van intelligentie betekent dat overheidsleiders toegang hebben tot realtime gegevens en geavanceerde analyses binnen handbereik. Dit resulteert in beter geïnformeerde keuzes, geoptimaliseerde toewijzing van middelen en verbeterde strategieën voor financieel beheer. Innovatiesystemen breiden dit uit door vernieuwers te voorzien van nauwkeurige en actuele informatie waarop ze nieuwe praktijken kunnen baseren.
- Verbeterde transparantie en verantwoording: Door financiële processen digitaal te transformeren, kunnen overheden financiële transacties effectiever volgen en controleren, waardoor de kans op fraude en corruptie afneemt. Daarnaast maakt het gebruik van technologie betere rapportage en openbaarmaking mogelijk, zodat belanghebbenden toegang hebben tot accurate en tijdige financiële informatie. Dit alles draagt bij aan het vertrouwen van de burger.
- Betrokkenheid en tevredenheid van burgers: Meer vertrouwen verhoogt de tevredenheid van burgers. Daarnaast vergroten innovatiesystemen de betrokkenheid van burgers door middel van gebruiksvriendelijke digitale platforms voor toegang tot en het geven van feedback over financiële overheidsdiensten.
- Economische meerwaarde: Vermindering van de kosten voor burgers en bedrijven om met de overheid te werken en intuïtieve toegang tot belangrijke informatie ter ondersteuning van de doelstelling "de overheid als platform".
Innovatie versus naleving: De uitdaging van het implementeren van innovatiesystemen in de publieke sector
Het implementeren van een innovatiesysteem omvat de dezelfde uitdagingen zoals andere grootschalige IT-projecten van de overheid. Er is echter een grotere uitdaging bij innovatie: de confrontatie met weerstand om alleen "bewezen oplossingen" te gebruiken.
Innovatieve benaderingen zijn per definitie nieuw. Ze zijn vaak niet getest (tenminste niet op schaal) en in de publieke sector kan dat lastig zijn. Panelleden tijdens een sessie aan de Harvard Kennedy School in 2022 getiteld "Leren, falen en schuld in de publieke sector" merkte op dat de sterke nalevingscultuur in de publieke sector pleit voor het strikt volgen van specifieke processen, en dat dit op zich innovatie en experimenteren ontmoedigt. Toch is het frustrerend dat focussen op naleving geen garantie is voor succes, en we weten uit talloze voorbeelden van de afgelopen jaren dat het projecten niet beschermt tegen mislukking. Maar deze aanpak is nog steeds verankerd omdat het doet tot op zekere hoogte leiders beschermen tegen "schuld aan mislukking". En het is deze weerstand tegen het proberen van iets nieuws en tegen het implementeren van elk systeem dat niet 'bewezen' succesvol is in andere organisaties, die veel overheden weerhoudt van transformatieve verbeteringen.
De weg hieruit is voor velen het implementeren van een systeem, zoals een ERP-tool, dat 'bewezen' is in een commerciële omgeving. Ook al is dit niet het beste voor overheden, het voldoet aan een aantal compliance-vereisten en beschermt leiders en de organisatie tegen blaam. Het risico wordt geminimaliseerd, maar helaas ook het niveau van de transformatie.
Proberen om een innovatiesysteem op te zetten binnen een bredere risicomijdende, compliance-zware cultuur zal waarschijnlijk pijnlijk zijn en vaak mislukken. Een bredere organisatiecultuur van innovatie, compleet met speciale innovatie-eenheden, innovatiekampioenen, interne en externe partnerschappen en duidelijk beleid en bestuursmechanismen om innovatie-initiatieven te ondersteunen, is nodig als basis voor succes. Dit, gekoppeld aan leiders die bereid zijn om risico's af te wegen tegen potentiële voordelen, opent het potentieel voor echte transformatie.
Conclusie
Innovatiesystemen spelen een centrale rol in het beheer van overheidsfinanciën, omdat ze overheden in staat stellen complexe uitdagingen aan te pakken, de efficiëntie te verbeteren en betere resultaten te behalen.
Door te investeren in de belangrijkste componenten van innovatiesystemen kunnen regeringsleiders ervoor zorgen dat het beheer van hun overheidsfinanciën flexibel en transparant is, afgestemd is op duurzame ontwikkelingsdoelen en vooruitstrevende technologieën kan omarmen.
Lees meer over hoe de FreeBalance Accountability SuiteTM kan voldoen aan uw behoeften op het gebied van digitale PFM-transformatie, Bel met onze PFM-experts.