Veel regeringen zitten in de val van de beleidsvorming uit het verleden: het streven naar landengroei ondanks wetenschappelijk bewijs dat een stijgend inkomen niet noodzakelijkerwijs leidt tot een beter ervaren welzijn. Prestatiemanagementtechnieken, zoals de balanced scorecard, stelt regeringen in staat de beleidsvorming beter te integreren met de prioriteiten van de burger. Het gevaar bestaat dat de complexiteit van de beleidsvorming, en de invloed van vele sectoren en belanghebbenden, de overheidsplanning terugvoert naar de status quo uit het verleden.
Grote organisaties hebben geen gebrek aan te meten indicatoren. Zoals beschreven in een vorig itemDe term "essentiële prestatie-indicatoren" wordt vaak verkeerd gebruikt omdat veel indicatoren geen verband houden met prestaties.
Het volwassen worden van de beleidsvorming betekent dat alleen indicatoren die betrekking hebben op burgergerichte overheidsdoelstellingen "essentieel" zijn.
Bij de ontwikkeling van de balanced scorecard-logic map kunnen niet-KPI's in het beleid worden opgenomen. Dit gebeurt door zich eerst te concentreren op niet meer dan 20 prestatieconcepten voor de 4 perspectieven van de balanced scorecard. Het resulterende scorecard-sjabloon moet verbanden tussen de concepten laten zien.
Hoe kunnen logische kaarten KPI's identificeren?
Zo zou een regering die de dienstverlening aan de burger wil verbeteren om het gevoel van welzijn te vergroten, logische verbanden moeten onderzoeken. Dit zou kunnen inhouden:
- Financiële vooruitzichten: hoe een betere prijs-kwaliteitverhouding en overheidsinvesteringen kunnen leiden tot lagere kosten en een betere dienstverlening
- Leer- en groeiperspectief: hoe organisatorisch veranderingsmanagement de weerstand tegen automatisering en efficiëntie kan verminderen en hoe veel personeelsoverwegingen zoals empowerment en compensatie kunnen leiden tot betere dienstverlening door ambtenaren
- Intern procesperspectief: hoe verbeterde beslissingsondersteuning en programmabeheer kunnen leiden tot meer automatisering en efficiëntie die leiden tot betere dienstverlening
Logic mapping toont verbanden die oorzaak en gevolg kunnen zijn. Planners kunnen vaststellen dat de verbanden te indirect zijn om meting zinvol te maken. Zo kan het vermogen om bij overheidsopdrachten meer waar voor het geld te krijgen in sommige landen geen wezenlijk effect hebben op de verbetering van de dienstverlening. Logic mapping focust ook het zoeken naar KPI's. Er moeten bijvoorbeeld alleen indicatoren voor value for money worden geselecteerd die leiden tot betere dienstverlening, of andere daarmee samenhangende concepten. Planners kunnen beginnen met het categoriseren van indicatoren in resultaat- en prestatiecategorieën.
Met de logische kaart kunnen veel niet-KPI's worden geschrapt. Toch kunnen er veel indicatoren overblijven. En het is misschien niet duidelijk of de resterende indicatoren "essentieel" zijn.
Hoe kunnen nationale doelstellingen de KPI's voor beleidsvorming kristalliseren?
Thematische consistentie kan helpen om te beperken wat moet worden gemeten. Overheden die bijvoorbeeld het algemene vertrouwen van de burger willen verbeteren, kunnen prioriteit geven aan concepten en het meten daarvan.
Hoe worden KPI-metingen afgeleid?
De balanced scorecard-techniek biedt een eenvoudige "verkeerslicht"-methode voor het vaststellen van prestaties. Een concept als "dienstverlening" krijgt een kleurcode: rood voor slecht, geel voor redelijk en groen voor goed. Organisaties creëren gewoonlijk de doelstellingen voor groen, geel en rood met behulp van samengestelde maatregelen.
Overheden leveren bijvoorbeeld goederen, diensten en informatie. Er zijn vele categorieën voor goederen, diensten en informatie. Levering wordt vaak gemeten in termen van tijd, procescomplexiteit, kwaliteit en kosten. Er kan een onoverzichtelijke lijst van potentiële indicatoren ontstaan. Een overheid die het vertrouwen van de burger wil verbeteren, kan zich realiseren dat tijdige levering van fiscale informatie (informatie x tijd) belangrijker kan zijn dan de kwaliteit van die informatie. Met andere woorden, het publiceren van dagelijkse updates over begrotingsuitgaven, mogelijkheden voor elektronische aanbestedingen en gewonnen aanbestedingen kan belangrijker zijn dan gecontroleerde jaarrekeningen die binnen zes maanden na het einde van het overheidsjaar worden gepubliceerd.
Dit betekent in dit voorbeeld niet dat overheden zich geen zorgen moeten maken over kwaliteit, kosten of procescomplexiteit bij het verstrekken van transparante fiscale informatie. Het verminderen van fouten door procesverbetering zal de kosten verlagen en een snellere publicatie van informatie mogelijk maken. De proces-, kwaliteits- en kostenindicatoren zijn dus niet noodzakelijk "cruciaal".
Hoe helpen hulpmiddelen bij het heroverwegen van de beleidsvorming?
Verandering vereist een nieuwe conceptuele benadering. Traditionele benaderingen van beleidsvorming en begrotingsplanning hebben de neiging vroegere denkpatronen te doen herleven, waaronder de nadruk op groei in plaats van welzijn. Met instrumenten als de balanced scorecard en rigoureuze processen kunnen regeringen nieuwe inzichten verwerven die in het beleid kunnen worden geformaliseerd.