Gateway-vereisten voor effectieve FMIS-aanbestedingen

Geplaatst op 3 februari 2022 in PFM

Hoe te komen tot resultaatgerichte voorstellen voor een informatiesysteem voor financieel beheer (FMIS)

Dit is het tweede in een reeks over het verbeteren van FMIS-aanbestedingen van de overheid:

1. Hoe FMIS-aanbestedingen verbeteren
2. Toegang tot effectieve FMIS-aanbestedingen van de overheid
3. Waar voor je geld bij FMIS-aanbestedingen

Het probleem met FMIS-aanbestedingen

Verkopers mopperen over ingewikkelde overheidsaanbestedingen en byzantijnse aankoopprocessen. Toch hebben overheidsorganisaties due diligence nodig voor transformationele aankopen zoals Informatiesystemen voor financieel beheer (FMIS) als software ter ondersteuning van Beheer van de overheidsfinanciën hervorming bestrijkt een breed spectrum.

Ook de interactie tussen FMIS-modules, -functies en -componenten is ingewikkeld.

En de ondersteuning voor functies in de begrotingscyclus van de overheid vereist vaak een portefeuille van vele financiële toepassingen. Er zijn meerdere systemen voor overheidsfinanciën nodig om de begrotingscycli van de overheid te ondersteunen.

Hoe FMIS-aanbestedingen verbeteren

Overheden kunnen overheidsprioriteiten afstemmen op FMIS-aankoopprocessen door gebruik te maken van "gateway"-vereisten. Deze eisen erkennen mogelijkheden van de verkoper ondersteunen en ondersteunen Hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën in overeenstemming met de behoeften van de regering.

Wat zijn Gateway eisen?

Gateway-eisen verplichten de verkopers uit te leggen hoe zij de overheidsdoelstellingen denken te ondersteunen en zijn een veel betere manier om de capaciteiten van de verkopers te evalueren.

Er zijn drie soorten gateway-vereisten:

1. Link: de hervorming afstemmen op de prioriteiten van de regering
2. Transformeer: transformationele hervorming doorvoeren
3. Sustain: toekomstige hervormingen mogelijk maken

1. Verband met de prioriteiten van de regering

Zoals in het vorige bericht is uitgelegd, komen FMIS-aanbestedingen uit een bredere context dan een "normaal" aanbestedingsproces. De aanschaf van een systeem voor financieel beheer van de overheid maakt gewoonlijk deel uit van een hervormings- en moderniseringsproces van het financieel beheer van de overheid dat specifiek is voor de context van dat land, de overheidssituatie en de specifieke hervormingsdrijfveren.

Effectieve FMIS-leveranciers begrijpen deze belangrijke verbanden.

Het gebruik van gateway requirements stelt inschrijvers in staat te vertellen hoe:

1. Hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën ondersteunt hervormingsplannen, nationale ontwikkelingsstrategieën en regeringsprioriteiten expliciet - niet in het algemeen, niet via verklaringen op hoog niveau, maar precies hoe de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën de prioriteiten van de regering zal ondersteunen en de politieke, economische, sociale en milieucontext zal aanpakken.
2. De voorgestelde FMIS software houdt verband met het proces en de juridische hervormingen hoe de verkoper verwacht te helpen bij de capaciteitsopbouw en het stellen van prioriteiten.
3. De volledige PFM-portefeuille zal andere hervorming mogelijk te maken en aan te passen pijlers en projecten, omdat het beheer van de overheidsfinanciën als transversaal governance-initiatief niet in silo's is ondergebracht.

Overheden hebben geen verkopers nodig die komen opdagen en vragen stellen over hoe processen worden uitgevoerd en waarom deze processen op deze manier worden uitgevoerd. Overheden hebben verkopers nodig die de context begrijpen en inzicht verschaffen.

Regeringen zouden gateway vragen moeten stellen over ervaringen in soortgelijke omstandigheden. Niet in een ander land of een grote organisatie, maar bij regeringen in vergelijkbare contexten (menselijke ontwikkeling, bestuur en hervormingsagenda's). Wat deden deze verkopers in deze situaties? Welk advies kunnen deze verkopers geven over hoe overheden prioriteiten beter kunnen verwezenlijken dan in aanbestedingsdocumenten wordt aangegeven?

2. Erken FMIS als transformatie

FMIS-implementaties zijn veel meer dan technische ingrepen met IT en software. 

Er wordt veel gesproken over digitale transformatie deze dagen. Het belangrijke concept om in gedachten te houden is dat het gaat om organisatorische transformatie mogelijk gemaakt door digitale technologie. Deze implementaties zijn bijna altijd transformationeel vanwege:

• Technologische moeilijkheid
• Beheer van softwareveranderingen en -eisen
• Complexiteit van re-engineering en modernisering van processen
• Stimulansen, capaciteit en overheidsbeperkingen bij verandering
• Politieke aard van de projecten, met inbegrip van de interventies

In gateway requirements moeten inschrijvers kunnen vertellen hoe:

1. De eisen zullen worden aangepast aan realistische veranderingen, de begrotingscyclus en de integratie van controles met het oog op ondersteuning in de context goede praktijken in plaats van zogenaamde "beste praktijken"die ongeschikt kan blijken tot latere modernisering
2. Organisatorisch verandermanagement en capaciteitsopbouw inspanningen zullen slagen bij dit project en zijn een integraal onderdeel van bewezen methodologieën in soortgelijke omstandigheden
3. Bestuursstructuren zal het onderzoek van overheidsprojecten ondersteunen, overheidsverplichtingen vaststellen en toezicht houden op het hogere verkopersmanagement

3. De hervorming ondersteunen

Een FMIS-implementatie is een "station" op de hervormingsreis van de overheid: procesmodernisering, functionele volledigheid, fiscale decentralisatie en transparantie. Het is daarom van cruciaal belang dat FMIS-systemen de toekomstige hervorming van de overheid ondersteunen.

De belangrijke overweging hierbij is of de voorgestelde oplossingen van de leveranciers zich tijdens het hervormingstraject kunnen aanpassen. Overheden hebben niets aan oplossingen die aan de huidige eisen voldoen, maar die aanzienlijke inspanningen vergen om zich aan te passen aan de volgende moderniseringsgolf. FMIS-implementaties moeten betaalbaar zijn en herconfiguratie moeten betaalbaar zijn. Wij noemen dit geleidelijke activeringen erkent dat elke regering een ander hervormingstraject aflegt.

Sommige regeringen geven prioriteit aan de hervorming van de salarissen en het personeelsbeleid vanwege de hoge loonkosten. Sommige richten zich op meerjarige kapitaalbegrotingen en aanbestedingen vanwege de behoefte aan klimaataanpassing en infrastructuur. Sommige richten zich op decentralisatie vanwege de omvang van het land en de geringe bevolkingsdichtheid. 

In gateway requirements moeten inschrijvers kunnen vertellen hoe:

1. Systemen kunnen aanpassen aan toekomstige hervormingen, met beperkte of geen hulp van externe consultants, dankzij low-code en no-code configureerbaarheid, en andere methoden in plaats van een technische schuld op te bouwen die de modernisering vertraagt.
2. De Totale kosten van eigendom (TCO) wordt verminderd door de overheid het vermogen om systemen te onderhouden en aan te passen, beschikbare keuzes in onderliggende infrastructuur (inclusief open source middleware-ondersteuning) en leverancierspraktijken zoals sunsetting, onderhoudskosten en software-audits.
3. Interoperabiliteit wordt ondersteund binnen FMIS-software, met name door budgetintegratie met treasury-, activa-, inkoop-, salaris- en pensioensystemen om handmatige ingrepen en slechte integratie verminderen methoden.

Poortvereisten in de context

Deze gateway-aanpak komt niet in de plaats van producteisen. Gateway requirements verbeteren overheidsaanbestedingen door te prioriteren wat belangrijk is. Het grote voordeel is dat gateway requirements de generieke waardeconcepten die in aanbestedingen worden gebruikt opnieuw vormgeven.

Generieke waardeconcepten worden vaak losgekoppeld van overwegingen inzake "Value for Money" (V4M), terwijl de gateway-vereisten nauw op elkaar aansluiten. Lees meer op V4M.

Voor meer informatie over hoe FreeBalance kan helpen, zie neem contact op.