Hoe kunnen systemen voor de planning van overheidsmiddelen prestaties aantonen?
Wij zijn veel discussie tegengekomen over hoe "overheidsresultaten" aan te tonen in een Planning van overheidsmiddelen (GRP) systeem. Ideeën over de classificatie en het beheer van overheidsprestaties - outputs en resultaten - hebben geleid tot transparantie. De cruciale vraag is hoe regeringen begrotingsplannen voor dienstverlening aan de burger kunnen aantonen en de feitelijke resultaten kunnen laten zien - zoals wij de Regering van Oost-Timor.
Prestatiebeheer bij de overheid begint bij de begroting
Het tonen van overheidsresultaten is meer dan het samenstellen van een transparantieportaal. Het is niet iets dat uit een spreadsheet gegenereerd kan worden. Financieel en prestatiebeheer van de overheid begint met de begroting. Budgetten zijn richtlijnen in de particuliere sector. Bij de overheid is het de wet. Overheidsbegrotingen bevatten beleid, economie en doelstellingen. Resultaten moeten worden herleid tot doelstellingen in de begroting. Zo kunnen uitgaven worden verbeterd om betere resultaten te bereiken.
Unified Approach Behoefte aan 360 graden overheidsresultaten
Beheer van overheidsprestaties is niet iets dat kan worden volgehouden met behulp van stand-alone software. Of software ontworpen voor de particuliere sector. A uniforme aanpak over de gehele begrotingscyclus is vereist. Deze bestaat uit transparantie, back-office en metadata lagen die meer dan geïntegreerd moeten zijn. Systemen en gegevens moeten strak worden samengevoegd om te zorgen voor goede controles en volledige automatisering - zoals in het geval van de FreeBalance Accountability Suite™.
Planning
Planning vereist geïntegreerd overheidsbeleid en -doelstellingen in begrotingsplannen en -documenten. Deze plannen moeten tijdig aan het publiek worden gepresenteerd na goede praktijken voor een open begroting. Procesautomatisering neemt planningsinformatie om begrotingsboeken en rapporten in een begroting weer te geven transparantieportaal. Begrotingsclassificaties worden gebruikt om programma's en overheidsentiteiten te beschrijven.
De (GPM) Beheer van overheidsprestaties pijler van de FreeBalance Accountability Suite™ ondersteunt het opstellen van budgetten voor meerdere jaren, prognoses, versiecontrole en scenarioplanning voor het opstellen van budgetten.
Publieke investeringen
Overheidsinvesteringen planning is een cruciaal onderdeel van de overheidsplanning dat moet worden herleid tot de doelstellingen. Voor de traceerbaarheid is een prestatieclassificatiesysteem nodig dat het begrotingsclassificatiesysteem aanvult.
Resultaten van overheidsinvesteringen moeten informatie bevatten over uitgaven en mijlpalen. Dit omvat het bestedingspercentage en het voltooide percentage voor lopende projecten. Fysieke informatie zoals foto's en diagrammen worden ook vastgelegd door software voor contractbeheer. Dit kan worden geautomatiseerd door plaatsing op transparantieportalen. Door integratie van classificaties kunnen burgers navigeren op basis van doelstellingen, jaren, regio's, economische codes en andere metagegevens die in het rekeningstelsel zijn opgeslagen.
Uitvoering van de begroting
Uitvoering van de begroting vereist geautomatiseerde begrotingscontroles op basis van de begrotingswet. Begrotingsoverschrijvingen en aanvullende begrotingen zijn mogelijk, maar moeten gekoppeld zijn aan overheidsdoelstellingen. Daarom is een uniforme Rekeningschema dat boekhouding, begroting en doelstellingen/prestatiecodes omvat. Financiële verslagen van het back-office boekhoudsysteem worden gebruikt om statutaire en transparantieverslagen te maken die kunnen worden bijgewerkt op een portaal voor budgettaire transparantie.
De (PFM) Beheer van overheidsfinanciën pijler binnen de FreeBalance Accountability Suite™ stelt overheden in staat om belastinggeld effectief te beheren door de basis te leggen voor overheidsboekhouding - begrotingscontroles, kredieten, verplichtingenboekhouding en rekeningstelsel.
Inkoop
Inkoop voor overheidsinvesteringen moet worden geïntegreerd met de controlebegrotingen. Bij complexe aanbestedingen wordt de waarde als onderdeel van de aanbesteding meegenomen. De waardestructuur moet geïntegreerd met de doelstellingen van de overheid via het uniforme rekeningstelsel. Ook de aanbestedingsregels moeten worden geautomatiseerd. Aanbestedingen van de overheid moeten worden geplaatst op eProcurement portalen na goedkeuring waarbij contractuele en waarde-eisen (aanbestedingsdocumenten) automatisch door het systeem worden weergegeven zonder menselijke tussenkomst. Uiteraard moeten de winnaars van aanbestedingen automatisch worden geboekt op het moment dat de opdrachten worden gegund.
De (PEM) Beheer van de overheidsuitgaven pijler van de FreeBalance Accountability Suite™ beheert alle functies met betrekking tot overheidsuitgaven en controle op de overheidsuitgaven. Vanwege de unieke behoeften van de overheid - inclusief begrotings- en vastleggingscontroles - gaat dit verder dan de gebruikelijke crediteurenadministratie in de particuliere sector. Het ondersteunt ook fiscale discipline bij grootschalige overheidsaankopen, waaronder aanbestedingen, eProcurement, contract- en uitgavenbeheer.
Waarom stand-alone systemen ongeschikt zijn voor het volgen van prestatiebeheer door de overheid
Velen die pleiten voor het gebruik van stand-alone software kennen alleen het "gelukkige pad" van het beheer van de begrotingscyclus. Zij zijn zich vaak niet bewust van de realiteit van prestatiebeheer bij de overheid, die alleen via uniforme systemen kan worden afgehandeld. Enkele storingspunten van stand-alone systemen zijn:
- Onvermogen om doelstellingen en projecten over meerdere begrotingsjaren heen te volgen
- Fouten in verslagen in verband met jaar-op-jaar budgetoverschrijdingen en vastleggingen voor meerdere jaren
- Verlies van controles binnen het inkoopsysteem waardoor het budget kan worden overschreden
- Uitsplitsing in het beheer van contracten over meerdere jaren, inclusief mijlpaalbetalingen, hold backs, garanties en boetes
- Onvermogen om effectief te plannen voor meerdere jaren zoals bij Kaders voor uitgaven op middellange termijn (MTEF)
Er is een uniforme aanpak nodig om de overheidsresultaten doeltreffend te controleren en te beheren. Handmatige afstemming van doelstellingen op programma's, projecten en contracten is foutgevoelig. Met het risico van een gemengde metafoor: er is geen wondermiddel, maar er is wel een lichtpuntje. Overheidsdoelstellingen veranderen. Net als overheidsorganisaties. Elke verandering in doelstellingen of budget- en boekhoudklassen kan de integratie tussen losstaande systemen verbreken. Daarom proberen veel overheden een "beste praktijk" van classificaties te creëren die vaak te complex zijn voor degenen die ze plannen en uitvoeren. Dit mag overheden er niet van weerhouden een uniform GVK-systeem omdat de classificaties onder modules worden gedeeld. Deze regeringen zijn in staat de classificaties te wijzigen naarmate de capaciteit toeneemt. En deze overheden kunnen zeer snel resultaten laten zien.
Beheer van dagelijkse prestaties
Bij overheidsprestaties gaat het niet alleen om het bijhouden van resultaten aan het eind van het begrotingsjaar. Regeringsleiders moeten dagelijks toegang hebben tot prestatie-informatie. Dit vereist dezelfde integratie tijdens de begrotingscyclus als die welke wordt gebruikt voor doeltreffende transparantie.
Conclusie
Overheden moeten voor een meer geïntegreerde aanpak kiezen als zij prestaties willen kunnen beheren. Daartoe moet er eerst en vooral een uniforme aanpak komen voor alle aspecten van de begrotingscyclus, waarbij ervoor wordt gezorgd dat back-officesystemen en metadata lagen geïntegreerd en verenigd zijn.
Om met een PFM-deskundige te spreken over hoe de FreeBalance Accountability Suite™ het prestatiebeheer van de overheid in uw land kan verbeteren, gelieve neem contact op.