Hoe leidt progressieve activering tot hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën?
Het belang van technologie in de overheid
Technologie zoals Planning van overheidsmiddelen (GRP) oplossingen die worden gebruikt als Geïntegreerde informatiesystemen voor financieel beheer (IFMIS) voor de overheid, wordt gezien als een uiting van Hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën.
Diamond en Khemani stellen dat "de totstandbrenging van een IFMIS bijgevolg een belangrijk ijkpunt is geworden voor de agenda van het land inzake begrotingshervorming, en vaak wordt beschouwd als een voorwaarde voor het bereiken van een doeltreffend beheer van de begrotingsmiddelen. Hoewel het geen wondermiddel is, kan worden gesteld dat de voordelen van een FMIS diepgaand zijn."
Hoewel iedereen het erover eens is dat hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën en van de instellingen essentieel is voor de verbetering van het bestuur, het tempo van de hervormingen vertraagt vaak omdat de informatiesystemen zich niet aan de nieuwe behoeften kunnen aanpassen. Voorts is er geen standaard beste praktijk in termen van opeenvolging van hervormingen omdat verschillende landen verschillende behoeften hebben.
Daarom volgt FreeBalance een geleidelijke activering benadering - voortdurende en aanhoudende activering van de vereiste PFM functionaliteit op basis van de bestuursbehoeften van het land.
Hoe helpen systemen voor de planning van overheidsmiddelen bij de hervorming van het financieel beheer van de overheid?
GVK-systemen, zoals FreeBalance Accountability Suite™, ondersteunen geautomatiseerde bestuursinstrumenten die fiscale procedures afdwingen en de efficiëntie en prestaties helpen verbeteren. Kenmerken van het GRP optimaliseren de overheidscapaciteit en de methodologieën zorgen voor capaciteitsopbouw als onderdeel van de professionalisering van de overheidsdienst.
Bestuursinstrumenten worden mettertijd geleidelijk geactiveerd om meer geavanceerde functies mogelijk te maken, met een verbeterde capaciteit die uiteindelijk leidt tot betere overheidsprestaties en dienstverlening.
Wat is Progressieve Activering?
De levenscyclus van GRP "geleidelijke activering" kan als volgt worden beschreven:
- Technisch GVK platform bestaande uit een of meer modules wordt geïnstalleerd in een overheidsorganisatie na een grondige behoeftenanalyse
- Deze behoeftenanalyse wordt gebruikt in een systeem configuratie om te voldoen aan de behoeften van de overheid op het gebied van het beheer van de overheidsfinanciën
- Regeringen moderniseren en creëren nieuwe PFM-wetten door middel van juridische hervorming die nieuwe richtsnoeren voor overheidsopdrachten, transparantie-initiatieven en naleving van internationale normen zoals de IMF-code voor fiscale transparantie
- Regeringen ontwikkelen ook verbeterde processen door proces re-engineering
- Regeringen bouwen ambtelijke capaciteit verbetering van de begrotingsdiscipline en -efficiëntie
- Deze veranderingen vereisen functionele verbeteringen die moeten worden geconfigureerd in het GRP Platform en die meer geavanceerde functies en nieuwe modules kunnen omvatten
- Een typisch initiatief is de verbetering van de dienstverlening en de besluitvorming van de burger door middel van decentralisatie die een zekere deconcentratie van verantwoordelijkheden vereist, zonder dat de begrotingscontrole wordt aangetast
- Beheer van overheidsprestaties functies zoals controle stelt regeringen in staat mogelijkheden voor bestuurlijke verbeteringen vast te stellen op gebieden als corruptiebestrijding, risicobeheer en efficiëntieverbeteringen
- Dashboards en andere analytisch de methoden stellen ook mogelijkheden voor hervorming vast
- Progressieve activering maakt mogelijk duurzame hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën als de cyclus terugkeert naar GVK-processen waar het GRP-systeem zich kan aanpassen aan meerdere fasen van de hervorming
GRP-governance-instrumentarium
In elk stadium van de levenscyclus van de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën zijn er instrumenten voor GRP-governance:
Controles
- Rekeningschema dat alle financiële activiteiten van de overheid afstemt op budgetten, gebruikers, doelstellingen, organisatiestructuur en boekhoudkundige types voor fiscale discipline - het COA is geneigd te veranderen als gevolg van overheidshervormingen om programmabudgettering, prestatiemetingen, normondersteuning of boekhouding op transactiebasis in te voeren.
- Scheiding van taken zorgt voor een goede begrotingsdiscipline - taken hebben de neiging te veranderen naarmate regeringen decentraliseren en reorganiseren
- Integratie zorgt ervoor dat controles en functies in meerdere modules consistent werken - de integratievereisten nemen toe naarmate er nieuwe modules en gebruikers worden toegevoegd
- Procedure Workflow de juiste processen en controles vastlegt - de workflow is geneigd te veranderen naarmate overheden meer geavanceerde functies invoeren
Gereedschap
Sommige governance-instrumenten vergroten specifieke delen van de levenscyclus van progressieve activering:
- Analyse van de behoeften is aangevuld met methodologie gereedschappen die systeem blauwdrukken (die vaak meerdere fasen omvatten) na passende goede praktijken
- Configuratie omvat het veranderen van parametersen voegde daaraan toe velden van informatie, het aanpassen bedrijfsregels en workflow als onderdeel van controleert
- Juridische hervorming en proces re-engineering is ingeschakeld via verandermanagement methodologie instrumenten die zorgen voor passende hervormingen voor de context van het land en voor een effectieve socialisatie van die hervormingen - en de koppeling met het beleid
- Capaciteitsopbouw is ingeschakeld via configuratie controleert waaronder eLearning, gebruiker certificaation en gelokaliseerde hulp en terminologie die zich aanpast aan de toename van de kennis van het ambtenarenapparaat
- Functionele verbeteringen vereisen controleert om te upgraden parameters, informatievelden, bedrijfsregels en workflow die typische initiatieven omvat zoals de overgang naar een boekhouding op transactiebasis
- Decentralisatie wordt ondersteund door de configuratie controleert
- Auditing omvat naleving en prestatiecontroles besluitvormingsinstrumenten die informatie geeft om tekortkomingen in de praktijk weg te werken door middel van controleert en gebruikt gewoonlijk de techniek van benchmarks binnen de overheid en met vergelijkbare overheden
- Beheer van prestaties omvat resultatensystemen besluitvormingsinstrumenten die het mogelijk maken overheidsuitgaven te koppelen aan outputs en resultaten die beslissingen kunnen verbeteren en inzicht geven in controleert verandert
Progressieve activeringsmiddelen
Institutionele bestuursfaciliteiten die van cruciaal belang zijn voor geleidelijke activering zijn onder meer:
- Capaciteit van de belanghebbenden met inbegrip van het bedrijfsleven, de uitvoerende macht en het maatschappelijk middenveld om een klimaat te scheppen voor verbetering van het bestuur
- Capaciteit en stimulansen van de openbare dienst is belangrijk, anders zullen informele praktijken overheersen en zullen wetten niet in praktijk worden gebracht.
- Politieke wil door belanghebbenden zoals de uitvoerende macht en hoge ambtenaren om veranderingen te bepleiten
- Normen gebruikt in openbare financiën die betere informatie verstrekken aan belanghebbenden
- Boekhoudkundige procedures gebruikt door de overheid die zorgt voor een passende begrotingsdiscipline met gebruikmaking van goede praktijken en geïntegreerd met controles
- Naleving processen en normen binnen de overheid
Er zijn andere institutionele kenmerken die belangrijk zijn tijdens de levenscyclus, waaronder:
- Wetgever institutionele capaciteit om te zorgen voor de bespreking en aanneming van passende PFM-wetten
- Focus op het verbeteren van de efficiëntie van overheidsprocessen door automatisering en functionele verbeteringen
- Decentralisatie van passende controles om decentralisatie en betere dienstverlening aan de burger mogelijk te maken
- De onafhankelijkheid en handhaving opties voor interne en externe controle-instellingen en organisaties voor openbare dienstverlening om toekomstige hervormingen mogelijk te maken
Gesteld kan worden dat passende institutionele regelingen voor de opeenvolging van de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën slechts een beperkt effect zullen hebben zonder een doeltreffend onderliggend technologisch systeem zoals het FreeBalance Accountability Suite™:
- Controleurs zullen gedwongen worden de doeltreffendheid van de begroting, de inkomsten en de uitgaven te volgen via papieren dossiers of incompatibele informatiesystemen.
- Ambtenaren zullen geen toegang hebben tot gegevens die de efficiëntie of doeltreffendheid meten om veranderingen aan te bevelen.
- Zonder geautomatiseerde controles zullen informele processen het openbare financiële beheer domineren.
- Fouten in de financiële verwerking zullen niet gemakkelijk kunnen worden opgespoord, behalve met een geautomatiseerd systeem dat laat zien waar de gebruikerscapaciteit moet worden verbeterd.
Progressieve activering en PEFA-beoordelingen
Progressieve activering met behulp van GRP met instrumenten en enablers zal bijdragen tot betere beoordelingen voor:
- PEFA B Volledigheid en transparantie
- PI-5 de begrotingsindeling kan worden verbeterd ter ondersteuning van de programmabudgettering, reorganisatie, prestatie-indicatoren en boekhouding op transactiebasis
- PI-6 toename van de volledigheid in de begrotingsdocumenten dankzij een betere classificatie van de gegevens
- PI-7 minder niet-gemelde overheidsoperaties door decentralisatie en integratie
- PI-8 verbeterde transparantie van intergouvernementele fiscale betrekkingen door decentralisatie en integratie
- PEFA C(ii) Voorspelbaarheid en controle bij de uitvoering van de begroting
- PI-16 verbeterde voorspelbaarheid van de beschikbaarheid van middelen voor het aangaan van betalingsverplichtingen door een betere indeling en controle van de begroting
- PI-17 automatisering ter verbetering van de registratie en het beheer van kassaldi, schulden en garanties
- PI-20 verbeterde doeltreffendheid van interne controles dankzij doeltreffende geautomatiseerde controles
- PEFA C(iii) Boekhouding, registratie, rapportage
- PI-22 verbeterde tijdigheid van afstemming van rekeningen via integratie en automatisering, waaronder integratie in alle GRP-modules
- PI-23 betere beschikbaarheid van informatie van dienstverlenende eenheden door een grotere GRP-dekking in de gehele regering
- PI-24 betere kwaliteit en tijdigheid van de jaarverslagen door integratie, automatisering en het gebruik van internationale normen en goede praktijken in de boekhoudprocedures
- PI-25 betere kwaliteit en tijdigheid van de jaarverslagen door integratie, automatisering en het gebruik van internationale normen
- PEFA C(iv) Externe controle en toezicht
- PI-26 verbetering van de reikwijdte van de externe audit door onafhankelijkheid, capaciteit en toegang tot het controlespoor van aanbestedingen
- PI-28 beter wetgevend onderzoek van externe controleverslagen dankzij betere informatie en meer wetgevende capaciteit
Conclusies
Het tempo van de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën moet duurzaam zijn om tot duurzame verbeteringen van het bestuur te komen. De gebruikte informatiesystemen moeten de hervorming mogelijk maken en niet verhinderen. Er zijn talrijke mislukkingen geweest wanneer ongeschikte software wordt gebruikt voor het financieel beheer van de overheid.
GRP software zoals de FreeBalance Accountability Suite™ maakt hervorming mogelijk door:
- Geleidelijke activering van bedrijfsregels en workflow ter ondersteuning van modernisering
- Integratie van aanvullende softwaremodules die de automatisering bij de overheid verhogen
- Decentralisatie van processen en verantwoordelijkheden in combinatie met capaciteitsverbeteringen
- Overheidsspecifieke methodologieën voor behoeftenanalyse en veranderingsbeheer, waaronder het aanpakken van stimulansen en informele praktijken.
Deze instrumenten en technieken worden het best ingezet door regeringen met politieke wil, goede ambtenarij, wetgeving en capaciteit van het maatschappelijk middenveld met accountantsorganisaties met voldoende capaciteit, onafhankelijkheid en handhaving.
Neem contact op met een deskundige op het gebied van openbaar financieel beheer over de aanpak van FreeBalance voor progressieve activering.