Begrotingsplanning is de hoeksteen van doeltreffend bestuur en omvat de strategische toewijzing van beperkte middelen aan diverse beleidsprioriteiten. Maar het is een complex landschap om doorheen te navigeren en hoge ambtenaren over de hele wereld worstelen met uitdagingen zoals beperkte middelen, concurrerende beleidsprioriteiten en economische onzekerheid.
In opkomende of kwetsbare landen kan dit worden verergerd door een reeks bijkomende factoren. Deze omvatten het opzetten van een robuuste financiële infrastructuur, het beheren van snelle economische veranderingen, het stimuleren van duurzame groei terwijl de ongelijkheid wordt aangepakt en het beheren van de gevolgen van conflicten.
Ongeacht de context van het land hangen succesvolle dienstverlening, financiële stabiliteit en het welzijn van de burgers af van effectief begrotingsbeheer.
Een budget opstellen in de overheid
De basis van effectieve budgetplanning begint met een grondige analyse van economische indicatoren. Deze statistische meetgegevens helpen bij het evalueren van verschillende aspecten van de prestaties van een economie en geven inzicht in de algemene gezondheid, trends en stabiliteit van een economie. Gangbare economische indicatoren zijn onder andere:
- Bruto Binnenlands Product (BBP)
- Werkloosheid
- Inflatie
- Rentevoeten
- Consumentenvertrouwen Index
- Overheidsschuld
- Handelsbalans.
Economische indicatoren spelen om verschillende redenen een cruciale rol in de begrotingsplanning:
- Ze helpen bij het schatten van de potentiële inkomsten die de overheid kan genereren. Een groeiende economie kan bijvoorbeeld leiden tot hogere belastinginkomsten.
- Ze stellen beleidsmakers in staat om te anticiperen op de vraag naar overheidsdiensten. Tijdens economische recessies kan er bijvoorbeeld een grotere behoefte zijn aan sociale welzijnsprogramma's.
- Ze helpen overheidsfunctionarissen om beter geïnformeerde beslissingen te nemen over fiscaal beleid, belastingen en overheidsuitgaven. Er kunnen specifieke maatregelen nodig zijn om economische groei te stimuleren of economische uitdagingen aan te pakken.
- Ze helpen risico's te identificeren door als vroegtijdige waarschuwingssignalen te fungeren. Economische analyses kunnen een toekomstige recessie voorspellen en ambtenaren kunnen dan preventieve maatregelen nemen om de negatieve gevolgen voor de begroting te beperken.
- Ze ondersteunen de prioritering van beleid en projecten. In tijden van economische groei kunnen overheden bijvoorbeeld middelen toewijzen aan de ontwikkeling van infrastructuur.
Economische indicatoren zijn echter maar een deel van het plaatje: overheden moeten ook de belangen van verschillende belanghebbenden tegen elkaar afwegen.
Verschillende perspectieven brengen een rijkdom aan inzichten en ideeën op tafel, wat het besluitvormingsproces verrijkt. Door rekening te houden met verschillende standpunten krijg je een beter inzicht in de mogelijke gevolgen van budgettaire beslissingen.
Verschillende belanghebbenden hebben vaak uiteenlopende prioriteiten en voorkeuren. Terwijl bijvoorbeeld zakelijke groepen kunnen pleiten voor belastingverlagingen, kunnen sociale welzijnsorganisaties de nadruk leggen op hogere uitgaven voor openbare diensten. En verschillende groepen belanghebbenden kunnen unieke inzichten hebben in de behoeften van specifieke gemeenschappen of sectoren.
Dit kan nog gecompliceerder worden door politieke motieven, aangezien overheidsfunctionarissen onder druk kunnen staan om prioriteit te geven aan de belangen van specifieke invloedrijke belanghebbenden. Dit kan leiden tot ongelijkheid en de eerlijke verdeling van middelen ondermijnen.
Actief in gesprek gaan met diverse belanghebbenden tijdens het hele budgetplanningsproces en gegevens gebruiken om objectief prioriteiten te stellen voor investeringen kan eventuele negatieve gevolgen van uiteenlopende meningen van belanghebbenden beperken. Duidelijk communiceren over hoe beslissingen worden genomen en welke factoren in overweging worden genomen, kan wantrouwen verminderen en samenwerking bevorderen: transparante en inclusieve besluitvormingsprocessen helpen vertrouwen op te bouwen.
De emotionele resonantie van budgetplanning
Budgettering kan een droog of puur data-gedreven proces lijken. Maar de beslissingen die worden genomen over budgetten en investeringen kunnen een emotionele impact hebben, vooral als het gaat om het effect op het dagelijks leven van burgers.
Hoge ambtenaren worstelen bijvoorbeeld met de uitdaging om een evenwicht te vinden tussen onmiddellijke behoeften en duurzaamheidsdoelen op de lange termijn en met de politieke druk om onmiddellijke uitgaven te doen. Reageren op de druk van vandaag om een initiatief te implementeren kan de gezondheid van de begroting op de lange termijn in gevaar brengen. Door een duidelijke visie op budgettaire duurzaamheid op de lange termijn en transparante besluitvormingsprocessen vast te stellen, kunnen ambtenaren de balans laten zien tussen de behoeften van vandaag en morgen.
Een goed gestructureerd budgetplan fungeert ook als een strategisch instrument om fondsen snel en effectief toe te wijzen wanneer men geconfronteerd wordt met onvoorziene omstandigheden. Helaas betekenen natuurrampen, pandemieën en onverwachte conflicten dat degenen die verantwoordelijk zijn voor de begrotingsplanning een evenwicht moeten vinden tussen de behoefte aan noodfondsen en andere begrotingsprioriteiten. Het opzetten van efficiënte mechanismen voor een snelle toewijzing van middelen is ook van cruciaal belang omdat onvoldoende noodfondsen en/of inefficiënte toewijzingsmechanismen gevolgen kunnen hebben voor de gezondheid of veiligheid van burgers.
Het budgetplanningsproces als strategische reis
De begrotingscyclus omvat vier fasen: voorbereiding, goedkeuring, uitvoering en toezicht.
Voorbereiding van de begroting
Hier wordt de overheidsstrategie omgezet in specifieke begrotingstoewijzingen, ook bekend als budgetformulering. Een begrotingskader dat wordt aangestuurd door de overheidsstrategie wordt omgezet in een één- of meerjarenplan (een zogenaamd Begrotingskader voor de middellange termijn).
Bij het opstellen van een budget moet worden teruggekeken naar de investeringen van vorig jaar en de resultaten van deze investeringen: heeft het programma de verwachte resultaten opgeleverd? Is verdere investering nodig? Moet een nieuw programma voortbouwen op eerder werk?
Zoals hierboven vermeld, moet bij de ontwikkeling van economisch en fiscaal beleid een evenwicht worden gevonden tussen ambitieuze beleidsdoelen en de realistische beschikbaarheid van middelen, en dit kan worden bemoeilijkt door concurrerende en/of vervlochten prioriteiten bij verschillende overheidsinstanties (bijvoorbeeld gezondheidszorg en huisvesting).
Goedkeuring begroting
Het kan verschillende keren duren voordat een begrotingsplan formeel wordt goedgekeurd door de wetgevende macht van een land. Als het lang duurt voordat een begroting wordt goedgekeurd, kan dit gevolgen hebben voor de dienstverlening. Dit vertaalt zich in druk om snel een haalbaar en passend budget op te stellen.
De begroting kan op een bepaald moment in het jaar worden goedgekeurd, maar is nooit "af", aangezien overheidsambtenaren aanpassingen moeten doen op basis van macro-economische veranderingen, cashflow en onverwachte behoeften. Het implementeren van robuuste mechanismen voor het innen van inkomsten en het gebruik van financiële managementtools voor real-time monitoring en controle helpen om risico's te voorkomen.
Uitvoering van de begroting
Begrotingsuitvoering is een kritieke fase binnen het begrotingskader van de overheid. Het verwijst naar de uitvoering van de goedgekeurde begroting, waarbij financiële middelen worden toegewezen, uitbetaald en gebruikt om de doelstellingen van het begrotingsplan te bereiken.
Hoewel veel grote organisaties vergelijkbare budgetteringsprocessen hebben, worden leiders op het gebied van overheidsfinanciën beïnvloed door de schaal van hun activiteiten, de onderlinge verwevenheid van het vergaren van inkomsten en het verstandig investeren van publieke middelen, en de voortdurende aandacht van burgers en media.
Begrotingstoezicht
Zoals opgemerkt, zijn er veel ogen op de overheidsuitgaven gericht en door te zorgen voor passend toezicht op de overheidsmiddelen wordt gewaarborgd dat de gedane investeringen en gegenereerde inkomsten overeenkomen met de begrotingsplannen.
Om dit te kunnen doen, moeten overheden zorgen voor robuuste financiële rapportage, monitoring en prestatie-evaluatie. Dit kan een uitdaging zijn vanwege de enorme hoeveelheid informatie en het feit dat er meerdere afdelingen en agentschappen moeten worden beheerd. En zoals op alle gebieden van het beheer van overheidsfinanciën moet er een balans worden gevonden, zodat informatie wordt gedeeld voor datagestuurde besluitvorming, zonder de last van onnodige administratieve lasten.
Technologie gebruiken in het budgetplanningsproces
Overheidsorganisaties kunnen profiteren van het gebruik van speciaal ontworpen technologieplatforms om de budgetcyclus te beheren. De Freebalance Accountability Suite™ helpt bij het aanpakken van de uitdagingen in elke fase van het begrotingsproces door middel van toegang tot gegevens, procesautomatisering en gebruiksvriendelijke hulpmiddelen voor prestatiebeheer.
De FreeBalance Accountability Suite™ fungeert als een allesomvattende oplossing voor Government Resource Planning (GRP), die de gehele begrotingscyclus dekt en kritieke fiscale systemen beheert. Het bestaat uit zes pijlers die aansluiten op het budgetplanningstraject:
U kunt meer lezen over hoe elk FreeBalance-product een fase in het budgetplanningsproces ondersteunt in Wat is de FreeBalance Component Map?
Uitdagingen bij het plannen van overheidsbudgetten, zoals beperkt inzicht in financiële gegevens, gebruik van historische gegevens, integratie van prognoses en verplichtingen en het bepalen van belangrijke prestatie-indicatoren worden allemaal aangepakt door de FreeBalance Accountability Suite™.
FreeBalance heeft zijn GRP-oplossing met succes geïmplementeerd in meer dan 25 landen en beheert meer dan $400 miljard begrotingsdollars. De FreeBalance Accountability Suite™ heeft bijgedragen aan het bereiken van voorspelbaarheid, controle over de begrotingsuitvoering, gezonde overheidsfinanciën en grotere fiscale stabiliteit door verbeterde transparantie en verantwoording.
Het doel van een begroting in de overheid gaat verder dan louter financiële planning. Het is een veelomvattend instrument dat het beleid stuurt, fiscale verantwoordelijkheid bevordert, transparantie stimuleert en bijdraagt aan het algehele welzijn en de stabiliteit van een land. Als gevolg hiervan hebben overheidsleiders een oplossing nodig die de unieke uitdagingen en vereisten van openbaar financieel beheer erkent. Met de FreeBalance Accountability Suite™ kunnen overheidsfunctionarissen belangrijke processen eenvoudiger beheren en transparantie bevorderen, wat leidt tot een groter vertrouwen van de burger.
Lees meer over De budgetplanningstools van FreeBalance.