Effectief beheer van overheidsuitgaven wordt beschouwd als een essentieel onderdeel van goed bestuur. Maar wat is precies het beheer van overheidsuitgaven en welke rol speelt het in een gezonde begrotingspraktijk in de publieke sector?
In dit artikel verdiepen we ons in de rol en principes van effectief beheer van overheidsuitgaven, verkennen we de voordelen ervan, bespreken we essentiële hulpmiddelen en belichten we de rol van technologische oplossingen bij het verbeteren van de operationele efficiëntie.
Wat is het beheer van overheidsuitgaven?
Het beheer van overheidsuitgaven is een discipline binnen het beheer van de overheidsfinanciën en verwijst naar het proces van het beheer van alle functies die verband houden met de overheidsuitgaven en de controle op de overheidsuitgaven. Het is een cruciale functie van de overheid die fiscale verantwoordelijkheid en verantwoording helpt garanderen.
Het heeft drie hoofddoelen:
- overheidsuitgaven beheren, waaronder plannen en werken binnen budgetten, en ervoor zorgen dat uitgaven naar behoren worden goedgekeurd en aanbestedingsprocedures worden gevolgd
- ervoor zorgen dat middelen op de juiste manier worden beheerd, bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat investeringen worden afgestemd op het overheidsbeleid
- het verbeteren van de efficiëntie van operaties, waaronder het verminderen van handmatige handelingen en het beschermen tegen corruptie.
Om deze principes van het beheer van overheidsuitgaven waar te maken, moeten financiële professionals toezicht houden op de formulering en uitvoering van de begroting, de noodzakelijke boekhouding en uitgebreide rapportage.
Waarom is het beheer van overheidsuitgaven belangrijk?
Er zijn overtuigende argumenten om het beheer van de overheidsuitgaven te hervormen.
Door de overheidsuitgaven effectief te beheren, kunnen overheden effectiever werken:
- inflatie onder controle houden
- het schuldniveau verlagen
- de toewijzing van middelen te verbeteren.
Het beheer van overheidsuitgaven helpt ervoor te zorgen dat overheidsgeld efficiënt en effectief wordt besteed en ondersteunt de levering van belangrijke overheidsdiensten. Het is daarom een belangrijk element van goed bestuur. Overheidsuitgaven en hoe deze worden beheerd, invloed op economische groeiis essentieel voor het bereiken van macro-economische stabiliteit en kan helpen de inflatie te beheersen en tekorten terug te dringen.
Het beheren van overheidsuitgaven is ook een belangrijke schakel in het bevorderen van transparantie en verantwoording binnen de overheidsfinanciën. Door inzicht te geven in de overheidsuitgaven, idealiter op een manier die het grote publiek kan begrijpen, kunnen burgers economische factoren en hun impact op de samenleving beter begrijpen. Ze kunnen bestedingsbeslissingen met meer kennis van zaken steunen of aanvechten en regeringen kunnen aantonen dat ze vooruitgang boeken ten opzichte van hun manifest.
Effectieve systemen voor het beheer van overheidsuitgaven stellen overheden in staat om de gewenste transparantie te creëren. Maar ze zijn ook van fundamenteel belang voor het verbeteren van de efficiëntie van begrotingsoperaties. Op operationeel niveau maken systemen voor het beheer van overheidsuitgaven het voor overheidsfunctionarissen gemakkelijker om middelen efficiënt toe te wijzen, prioriteiten te stellen voor overheidsbehoeften en uitgaven te toetsen aan vooraf vastgestelde doelen.
Overheden hebben unieke behoeften als het gaat om het beheren van uitgaven, waaronder budget- en vastleggingscontroles. Dit gaat verder dan de gebruikelijke crediteurenadministratie in de particuliere sector. Daarom falen ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) die zijn ontworpen voor bedrijven vaak bij de overheid.
Instrumenten voor het beheer van overheidsuitgaven en wat ze doen
Effectief beheer van overheidsuitgaven is niet langer gebaseerd op papieren processen, maar op technische oplossingen die transparante begrotingsoperaties mogelijk maken. Deze moeten inspelen op de specifieke behoeften van overheden en omvatten:
- Budgetteringsmodules die het opstellen en bewaken van complexe budgetten mogelijk maken en zorgen voor afstemming op overheidsdoelstellingen
- Boekhoudsystemen, die zorgen voor nauwkeurige registratie en tracering van financiële transacties
- Inkoopmodules, die transparantie in inkoopprocessen mogelijk maken en corruptierisico's minimaliseren
- Loonmodules, die salarisberekeningen en uitbetalingen automatiseren en ervoor zorgen dat werknemers het juiste bedrag en op tijd betaald krijgen.
Als deze tools worden geïntegreerd in een allesomvattend platform voor financieel beheer, verbeteren ze de efficiëntie en effectiviteit van het beheer van overheidsuitgaven en helpen ze overheden hun financiële doelen te bereiken.
Het is belangrijk op te merken dat overheden unieke behoeften hebben, waaronder budget- en vastleggingscontroles, die de typische crediteurenadministratie functionaliteit in de particuliere sector overstijgen. Dit betekent dat veel ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) die zijn ontworpen voor bedrijven, vaak niet werken bij de overheid. De keuze voor een tool die specifiek is voor de overheid helpt dit risico te beperken.
Praktijkvoorbeelden uit verschillende regio's benadrukken succesvolle implementaties die hebben geresulteerd in aanzienlijke besparingen op middelen, verbeterde dienstverlening en versterkt financieel bestuur.
Hoe kan de software voor het beheer van overheidsuitgaven van FreeBalance de operationele efficiëntie verbeteren en bevorderen?
FreeBalance bundelt 40 jaar ervaring in financieel beheer bij de overheid in de Verenigde Staten. FreeBalance Accountability SuiteTM, een webtool die speciaal is ontworpen voor het beheer van overheidsfinanciën.
(PEM) Het beheer van overheidsuitgaven is een van de zes kerndoelen van het productpijlers binnen de FreeBalance Accountability Suite™ . Met behulp van deze tools kunnen overheden:
- uitgaven vergelijken met gebudgetteerde bedragen en realtime gegevens over uitgaven leveren
- diepgaande analyse van financiële gegevens voor prestatiebeheer door de overheid
- inkoopprocessen stroomlijnen, van aanvraag tot inkooporder tot factuurverwerking
- ervoor zorgen dat het inkoopbeleid en de inkoopregels worden nageleefd
- de voortgang van projecten bijhouden, kosten bewaken en projectbudgetten en -middelen beheren
- informatie over leveranciers beheren, waaronder autorisaties, certificeringen en beoordelingen
- handmatige processen automatiseren vermindert de kans op fouten
- de tijd van ambtenaren vrijmaken om zich te richten op activiteiten met een grotere toegevoegde waarde.
Het (PEM) Public Expenditure Management product bestaat uit een aantal modules die stand-alone of als onderdeel van een totaaloplossing kunnen worden geïmplementeerd. De modules weerspiegelen alle functies met betrekking tot overheidsuitgaven en omvatten:
- (PECM) Contractbeheer
- (PECT) Catalogusbeheer
- (PEEP) e-aanbestedingsportaal
- (PEGP) Elektronische overheidsopdrachten
- (PEPR) Inkoop en uitgaven
- (PEEM) Beheer overheidsuitgaven
- (PEPU) Overheidsinkoopbeheer
- (PESM) Uitgavenbeheer
- (PERF) Revolverende fondsen voor overheidsuitgaven
FreeBalance's (PEM) Software voor het beheer van overheidsuitgaven is geen one-size-fits-all systeem. Het is in hoge mate configureerbaar en vereist weinig tot geen softwareontwikkeling om te voldoen aan specifieke overheidsbehoeften, wat betekent dat het eenvoudig en snel kan worden aangepast aan de vereisten van uw organisatie.
Voor meer informatie over hoe de FreeBalance Accountability Suite™ het uitgavenbeheer van uw overheid kan ondersteunen, spreek met een van onze PFM-experts.