Uitgavenbeheer verwijst naar het proces van plannen, budgetteren, uitvoeren en controleren van de uitgaven van een organisatie. Bij overheden staat dit meestal bekend als publiek uitgavenbeheer, en verschilt van de praktijken in de particuliere sector. Dit komt omdat overheden vaak unieke behoeften hebben, zoals begrotings- en vastleggingscontroles, die verder gaan dan de traditionele crediteurenadministratie in de particuliere sector en die extra beheer vereisen.
Effectief beheer van overheidsuitgaven is belangrijk omdat het ervoor zorgt dat publieke middelen efficiënt, transparant en in lijn met het beleid en de doelstellingen van de overheid worden gebruikt. Goed beheer van de overheidsfinanciën (PFM), waarvan uitgavenbeheersing een cruciaal onderdeel is, speelt een vitale rol in de ontwikkeling en stabiliteit van naties en in de gezondheid en het welzijn van de burgers van een land.
De noodzaak van hervorming van het beheer van overheidsuitgaven
Het is dus duidelijk dat regeringen een effectief beheer van de overheidsuitgaven als prioriteit moeten hebben om bij te dragen aan de algehele begrotingsprestaties. De weg om dit te bereiken kan echter complex zijn. Meerdere belanghebbenden, krappe budgetten en beperkte technische middelen binnen de organisatie kunnen belemmeringen vormen voor het hervormen van processen en werkingsmodellen.
Wanneer men met deze belemmeringen wordt geconfronteerd, kan het nuttig zijn om de argumenten voor hervorming van het beheer van de overheidsuitgaven te versterken. De belangrijkste voordelen van hervorming zijn:
Meer transparantie en verantwoording
Veel overheden staan voor de uitdaging om hun uitgaven transparant en controleerbaar te maken. Weten hoeveel er is uitgegeven, waaraan, wanneer en hoeveel er nog over is binnen het budget kan worden belemmerd door inadequate rapportagemechanismen, complexe procedures en beperkte toegang tot financiële gegevens. Dit verhindert op zijn beurt effectieve besluitvorming en opent de deur voor corruptie en wanbeheer.
Een transparant beheer van overheidsuitgaven bevordert het vertrouwen tussen overheden en burgers. Door ervoor te zorgen dat uitgavenbeslissingen nauwkeurig en op een voor het publiek toegankelijke manier worden vastgelegd, wordt het makkelijker om corruptie op te sporen en te voorkomen, waardoor de verantwoordingsplicht en het vertrouwen in de overheid toenemen.
Beheer van complexe financiële gegevens
Het beheren van complexe uitgavengegevens is een belangrijk pijnpunt voor overheidsfunctionarissen. Traditionele, op papier gebaseerde processen maken het moeilijk om nauwkeurige gegevens bij te houden, gegevens te analyseren en tijdig budgetrapporten te genereren. Deze complexiteit leidt vaak tot fouten, inefficiëntie en vertragingen in betalingen aan leveranciers, waardoor het beeld van de financiële middelen die overblijven om te investeren vertroebeld wordt.
Het hervormen van de manier waarop gegevens worden verzameld, beheerd, beoordeeld en gerapporteerd, biedt mogelijkheden voor verbetering en vermindert de pijn die wordt ervaren. Met name de overstap van papieren uitgavenprocessen naar een technische oplossing met goedkeuringsvereisten en gebruiksvriendelijke rapportagefunctionaliteit zorgt voor naleving van het uitgavenbeleid van de organisatie, maakt tijd vrij voor financiële professionals en maakt besluitvorming eenvoudiger.
Efficiënte toewijzing van middelen, effectieve mensen
Het streven van de overheid naar budgettaire transparantie en hervorming kan worden gehinderd door beperkte middelen en krappe budgetten. In dit klimaat kan het verleidelijk zijn om de hervorming van uitgavenbeheerspraktijken uit te stellen, maar het rendement van hervormingen kan aanzienlijk zijn en een zeer positief operationeel effect hebben.
Op economisch niveau zorgen effectieve budgettering en uitgavenbeheersing voor een optimaal rendement van de beschikbare middelen. Dit leidt tot betere openbare dienstverlening, ontwikkeling van infrastructuur en sociale welzijnsprogramma's.
Binnen de financiële teams van de overheid kunnen krappe budgetten en een beperkt aantal medewerkers ook moeilijk blijken. Het investeren van middelen in een uitgavenhervormingsproject kan worden gezien als een nutteloze, extra druk, terwijl er ook moet worden voldaan aan de dagelijkse bedrijfsbehoeften. Financiële leiders moeten er echter voor zorgen dat hun uitgavenbeheerprocessen en -tools efficiënt zijn, zodat medewerkers niet onnodig tijd en moeite verspillen. Verouderde processen en een gebrek aan technische vaardigheid bij medewerkers kunnen het uitgavenbeheer vertragen, met alle gevolgen van dien voor het team en de algehele overheidsoperatie. Hervorming van de systemen voor het beheer van overheidsuitgaven, ondersteund door uitgebreide training om het moreel op te krikken en technische vaardigheden te garanderen, kan deze uitdagingen verlichten.
Hoe het beheer van overheidsuitgaven hervormen
Het hervormen van het beheer van overheidsuitgaven binnen een overheid is geen snelle oplossing. Om succesvol te zijn, vereist dit soort verbeteringsprogramma's zorgvuldige planning, betrokkenheid van belanghebbenden en de toepassing van moderne oplossingen.
Hier volgen enkele belangrijke richtlijnen voor het hervormen van de manier waarop overheidsuitgaven worden beheerd:
Plan Tactieken Afgestemd op Strategische Doelstellingen
Het hervormingsproces moet gebaseerd zijn op beleidsdoelstellingen van de overheid. Dit maakt het mogelijk om prioriteiten te stellen ten opzichte van andere nuttige, maar niet noodzakelijkerwijs kritieke activiteiten.
Er moet een duidelijke strategie worden ontwikkeld die doelstellingen en prestatie-indicatoren vastlegt en de rollen en verantwoordelijkheden van de belangrijkste belanghebbenden definieert.
Zet in op zichtbaar leiderschap en betrokkenheid van belanghebbenden
Het hervormen van zoiets belangrijks als het beheer van overheidsuitgaven vereist sterk leiderschap en actieve betrokkenheid van belanghebbenden. De redenen voor hervorming, zoals hierboven vermeld, moeten duidelijk en regelmatig worden gedeeld door degenen die het hervormingsproject leiden, vanaf de eerste planningsfasen tot aan de voltooiing.
Door regelmatig samen te werken met de belangrijkste besluitvormers, beïnvloeders en gebruikers ontstaat een gezamenlijk begrip van de vereisten en uitdagingen, wordt samenwerking bevorderd en worden belemmeringen voor verandering weggenomen. Door tijdens de implementatie op deze manier te werk te gaan, is de kans groter dat nieuwe uitgavenbeheerprocessen succesvol zijn als ze eenmaal dagelijks worden gebruikt.
Omarm technologie en innovatie
Verouderde processen voor uitgavenbeheer kosten veel middelen, zijn vatbaar voor menselijke fouten en kunnen leiden tot onbedoeld wanbeheer of opzettelijke fraude. Het gebruik van technologie om financiële beheerprocessen te automatiseren en te stroomlijnen helpt deze risico's te beperken en verhoogt de transparantie en nauwkeurigheid.
Het gebruik van een overheidsspecifieke tool voor uitgavenbeheer, geconfigureerd naar de behoeften van uw organisatie, maakt transparant en effectief werken eenvoudiger. Configureerbare en aanpasbare systemen, zoals de FreeBalance Accountability SuiteTMOok toekomstige veranderingen in de manier waarop uitgaven worden beheerd, zijn mogelijk. Dit betekent dat u uw financiële activiteiten toekomstbestendig kunt maken; als het fiscaal beheer evolueert, kan uw technische oplossing mee-evolueren.
Grondig de voortgang bewaken tijdens de implementatie
Een soepele overgang van bestaande processen naar nieuwe, verbeterde systemen is afhankelijk van een zorgvuldige implementatie van eerdere plannen, veel aandacht voor details en een effectieve samenwerking tussen teams en disciplines.
Voortdurende communicatie en monitoring zijn essentieel tijdens de implementatie en dit is een periode die bijzonder veel middelen vergt. Door voortdurend toezicht te houden op de uitvoering van hervormingen en de doeltreffendheid ervan te evalueren aan de hand van overeengekomen prestatie-indicatoren, blijft het programma op schema en kunnen knelpunten worden opgespoord en noodzakelijke aanpassingen worden doorgevoerd.
Het volgen van gevestigde implementatiemethodologieën kan helpen om risico's tijdens de implementatie te minimaliseren en ervoor te zorgen dat nieuwe systemen succesvol worden ingebed in de organisatie.
Capaciteit opbouwen door middel van gedegen training
Het implementeren van een technische oplossing als onderdeel van de hervorming van het beheer van overheidsuitgaven zal de transparantie rond uitgaven aanzienlijk verbeteren, handmatige processen verminderen en het risico op fraude beheersen.
Een nieuw uitgavenbeheersysteem moet echter worden gebruikt door ervaren en bekwame medewerkers. Investeren in het opbouwen van de technische capaciteit van overheidsfunctionarissen zal ervoor zorgen dat het systeem nu en in de toekomst resultaten kan opleveren.
Gebruikers van het nieuwe systeem moeten voortdurend grondig worden opgeleid en ondersteund. Door werknemers en gebruikers van het systeem voortdurend professionele ontwikkelingsmogelijkheden te bieden, blijven ze op de hoogte van ontwikkelingen en innovaties in de sector. Het verankeren van een cultuur van continu leren en het ontwikkelen van vaardigheden, door middel van consistente training op teamniveau, stelt de organisatie ook in staat om zich aan te passen aan veranderende praktijken en technologieën op het gebied van financieel beheer.
Hoe kan FreeBalance overheden helpen bij het hervormen van het beheer van overheidsuitgaven?
FreeBalance heeft 40 jaar ervaring in PFM en het ondersteunen van overheden bij uitgavenbeheer. Onze experts begrijpen de uitdagingen waar overheidsfunctionarissen voor staan en bieden gebruiksvriendelijke, schaalbare en eenvoudig te implementeren oplossingen die aansluiten bij uw behoeften.
Instrumenten voor het beheer van overheidsuitgaven
Er zijn veel verschillende resourceplanningsystemen op de markt, maar alleen de FreeBalance Accountability SuiteTM is speciaal ontworpen voor gebruikers in de publieke sector (en het beheer van overheidsuitgaven). Ons webgebaseerd financieel beheersysteem is ontworpen om de transparantie, efficiëntie en verantwoordingsplicht bij het beheren van overheidsfinanciën te verbeteren. Het systeem bevat functionaliteit voor het beheer van overheidsuitgaven die speciaal is ontworpen voor de overheid en die verder gaat dan de standaardfunctionaliteit voor enterprise resource planning.
Een van de belangrijkste pijlers van de FreeBalance Accountability SuiteTM is (PEM) Beheer van overheidsuitgaven. Dit omvat:
- Begrotings- en vastleggingscontroleservoor zorgen dat alle uitgaven worden goedgekeurd door medewerkers met de juiste anciënniteit en het overeengekomen budget of de toewijzingen in het systeem niet overschrijden
- Inkoopmethoden configuratie die een reeks inkoopsoorten beheert, zoals lokale inkooporders, kleine kas, open contracten, doorlopende offertes en speciale contracten om ervoor te zorgen dat alle soorten aankopen effectief kunnen worden bijgehouden
- Tools voor leveranciersbeheer inclusief autorisatie van leveranciers, certificeringen en beoordelingen
- Functionaliteit sociale uitkeringen die ervoor zorgt dat overheidspensioenen, gezondheidszorg, arbeidsverzekeringen en sociale uitkeringen effectief worden beheerd
- Cyclusgereedschap kopen die de algemene inkoopcyclus nauwkeurig beheren, inclusief inkoopverzoeken, inkooporders, goederenontvangst en geretourneerde goederen, om een volledig overzicht van alle aankopen te garanderen
- Inkoopfunctionaliteit dat diepgaande informatie biedt over overheidsopdrachten, waaronder concurrerende aanbestedingen, evaluatie van inschrijvingen, geschillen tussen verkopers en contractbeheer
- Subsidiebeheertoezicht mogelijk maken op overheidssubsidies, -leningen en -bijdragen aan individuen, onderwijsinstellingen, NGO's en bedrijven
- Instrumenten voor intergouvernementele overdrachtdie zorgen voor snelle en eenvoudige overboekingen tussen overheden.
Ondersteuning bij implementatie en duurzaamheid
Zoals hierboven is vastgesteld, is technologie slechts een deel van de puzzel bij de hervorming van het beheer van overheidsuitgaven. Succesvol hervorming van het uitgavenbeheer en ondersteunend op de lange termijn is afhankelijk van robuuste verandermanagement benaderingen, capaciteitsopbouwen voortdurende ondersteuning.
FreeBalance gebruikt een eigen ISO-9001:2015-gecertificeerde, agile uitvoeringsmethodologie genaamd A-i3+qM™. Klanten van FreeBalance profiteren van overheidsspecifieke software-implementatie, maatwerk en productontwikkeling.
Dankzij de jarenlange ervaring van FreeBalance in het ondersteunen van overheden bij de hervorming van hun financieel beheer, kunnen we best practices uit de hele wereld delen. FreeBalance Academie trainingsteam en suite van cursussen financieel beheer bij de overheid ervoor zorgen dat overheidsfunctionarissen alle informatie hebben die ze nodig hebben om alle voordelen van de FreeBalance Accountability Suite te benuttenTM.
Lees meer
Download meer informatie over FreeBalance's Instrumenten voor het beheer van overheidsuitgavenof lees meer over onze eigen agile implementatiemethodeop onze website.